پس از معرفی و آشنایی با پدیده‌ی «مرگ با پاورپوینت» در ادامه راهکارهایی برای جلوگیری از آن بیان می‌گردد:
قانون KISS را به خاطر بسپارید
“KISS” سرواژه‌ی “keep it simple, stupid” است و به یک اصل اولیه و مهم در طراحی ارائه اشاره می‌کند: «تا جایی که می‌توانی ساده‌ش کن!» به این مفهوم که سیستم‌های ساده، بهتر کار می‌کنند. با به کارگیری این اصل، خیالتان از یک چیز راحت می‌شود؛ اینکه طراحی ارائه‌ی شما با مطالب غیرضروری شلوغ نمی‌شود و با وجود داده‌های کمتر، بیشتر پرزنت می‌کنید. به بیان ساده‌تر، اسلایدها را شلوغ و پیچیده نکنید، آنها را برای ارائه کردن، ساده و راحت طراحی کنید.
توصیه می‌کنیم اول، همه‌ی اطلاعات لازم را روی برگه بنویسید. بعد برگه‌ها را ویرایش کنید. مطمئن شوید که محتوای ارائه، به اندازه‌ی کافی برای مخاطبان، ساده و قابل فهم باشد. بیشتر از سه تا پنج موضوع کلیدی نباید داشته باشید و درنهایت، طراحی اسلاید را آغاز کنید.
با قانون «۶-۶-۱» اسلایدهای خود را خلوت کنید!
یکی از علتهای اصلی رخ دادن پدیده‌ی مرگ با پاورپوینت، اسلایدهای شلوغ و انباشته از اطلاعات متنی است. می‌توانید در هر طراحی اسلاید، نهایتاً از ۶ جمله (بولت‌‌پوینت) و حداکثر ۶ کلمه درهر جمله استفاده کنید؛ هر اسلاید می‌تواند فقط بیانگر یک موضوع باشد. قانون‌های مشابهی مانند «۵-۵-۱» و «۷-۷-۱» هم هست. یادتان باشد که ساده و مختصر کردن اسلایدها، دنبال کردن و تمرکز روی ارائه را بیشتر می‌کند.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: ده نکته کلیدی برای طراحی ارائه با پاورپوینت
به روند ارائه، شتاب دهید
در طراحی اسلایدها، نیاز نیست بیش از حد به جزییات بپردازید. تاکید بیش از حد روی متن و غرق شدن در محتوا، فقط ذهن مخاطبان‌تان را سردرگم می‌کند. هنگام ارائه کردن، یادتان باشد که شخصیت اصلی، شما هستید نه اسلایدهای شما؛ پس روی اسلایدها و عناوین قابل بحث، خیلی مکث نکنید وگرنه توجه مخاطبان را از دست خواهید داد.
در متحرک سازی اسلایدها افراط نکنید
پاورپوینت به صورت پیش‌فرض، تعدادی الگوی متحرک‌سازی برای محتوای درون اسلاید و نحوه‌ی تعویض اسلایدها دارد و آنها را به روز رسانی کرده‌است. از این انیمیشن‌ها می‌توانید برای جذابتر شدن ارائه، کمک بگیرید.
یادتان باشد که زیاده‌روی در افکت دادن، ممکن است نتیجه‌ای معکوس به همراه داشته باشد؛ مثلاً سرعت نمایش محتوای یک اسلاید و یا سرعت عوض شدن اسلاید بعدی، خیلی کند شود!
درنهایت، حواستان به تعویض اسلایدها باشد؛ مطمئناً دوست ندارید در حالی که یک موضوع جدید را آغاز کرده‌اید، اطلاعات مبحث قبلی هنوز روی صفحه‌ی نمایشگر باقی مانده باشد.
در طراحی اسلایدها، از قالب صحیح استفاده کنید
وجود تمپلیت‌های پیش‌فرض پاورپوینت، یک امتیاز است. خیلی از طراحان ارائه، بدون این قالب‌ها موفق نخواهند بود. با قالب‌های مناسب طراحی پاورپوینت، نه‌تنها در وقت صرفه‌جویی می‌کنید بلکه با کمی تلاش، می‌توانید به طراحی نمودارهای مورد نیاز خود بپردازید.
پاورپوینت بیشتر از ۷هزار قالب پیش‌فرض رایگان “FPPT” دارد اما بد نیست که شانس خود را با گزینه‌های متنوع‌تر هم امتحان کنیم؛ تعداد زیادی سایت طراح تمپلیت پاورپوینت وجود دارد که می‌تواند با بهبود طراحی ارائه، شما و مخاطبان‌تان را از «مرگ با پاورپوینت» نجات دهد.
فبلتها و اسمارت فون‌ها، گزینه‌ی مناسبی برای طراحی ارائه نیستند!
درحال حاضر، پاورپوینت علاوه بر کامپیوترها و لپ‌تاپها، روی اسمارت فون‌ها، تبلتها و فبلتها هم دیده می‌شود. البته نسخه‌ی پاورپوینت در تلفن‌های همراه، خیلی از امکانات و گزینه‌های نسخه‌ی کامپیوتری را ندارد و محدودتر است. وقتی با کمک فبلت و گوشی همراه، پرزنت می‌کنید، باید سیم کارت را خارج کنید و گرنه ممکن است در حین ارائه کردن، صفحه‌ی برقراری تماس به جای صفحه‌ی اسلاید خودنمایی می‌کند!
از دستگاه خود، استفاده کنید
گاهی اوقات لازم است در طول ارائه دادن، از دستگاه خود استفاده کنید؛ گاهی هم گزینه‌ای جز استفاده از دستگاه محل ارائه، پیش روی شما نیست؛ ممکن است حق انتخاب بین آن دو را داشته باشید. در چنین شرایطی، استفاده از لپ‌تاپ و تبلت خودتان، روش مطمئن‌تری برای کاهش درصد خطای احتمالی، به نظر می‌رسد. استفاده از سیستم موجود در محل ارائه، ممکن است نسخه‌ی پاورپوینت شما را به درستی اجرا نکند یا اصلا نخواند! باید قبل از شروع ارائه، تنظیمات سخت‌افزاری دستگاه (مثل درگاه یو‌اس‌بی و کابل و …) و تنظیمات نرم‌افزاری(مثل هماهنگی نسخه‌ی موجود در سیستم با فایل شما) را چک کنید و از درست اجرا شدن برنامه، اطمینان حاصل کنید.
تجهیزات جانبی همراهتان باشد
ممکن است فیلم کوتاه هدف‌داری برای تحت تأثیر قراردادن حاضران، آماده کرده باشید اما سیستم صوتی محل برگزاری ارائه‌ی شما، قطع یا خراب باشد یا اتصال لپ تاپ به نمایشگر ممکن نباشد برای پیش‌بینی چنین مسائلی بهتر است از قبل آمادگی داشته باشید و همراه خودتان مبدل مینی پورت ، ریموت ارائه و … همراه داشته باشید. ناکامی سخنران‌ها همیشه، به خاطر طراحی بد ارائه نیست بلکه کمبود و نقص مسائل فنی هم می‌تواند بازده ارائه را کاهش دهد.
مراقب پیام هشدار سیستم عامل دستگاه و اپلیکیشن‌ها باشید
یکی از اشکالات فنی که با آن مواجه می‌شوید، خرابی و اختلال در برنامه‌ها یا سیستم عامل دستگاهتان است؛ هرچند این مسئله نقش کلیدی در رخداد مرگ با پاورپوینت ندارد اما باید درنظر گرفته شود.
هنگام ارائه کردن، یک اسکرین سیور یا آپدیت می‌تواند در روند نمایش اسلایدها، اختلال ایجاد کند. تصور کنید هنگام نمایش اسلایدها، یک دفعه آنتی‌ویروس دستگاهتان با هشدار شروع مجدد سیستم، شما را غافلگیر کند یا یک اسکرین سیورعجیب و نامناسب، جایگزین اسلایدهای شما شود!
آرام و خونسرد باشید
در طول پرزنت کردن، ممکن است با اشکال فنی روبرو شوید یا مطلب مهمی را فراموش کنید؛ در این شرایط، حفظ آرامش به شما کمک می‌کند تا سخنرانی را مدیریت کنید. اعتماد به نفس داشته باشید؛ خیلی از ارائه‌کنندگان بزرگ و مشهور، زمان ارائه با مشکل مواجه شدند. آیا وضع شما بدتر از بیل گیتس، زمان معرفی سیستم عامل ویندوز ۹۸ است که با صفحه‌ی آبی مرگ (blue screen) مواجه شد؟
با کمک تصاویر توصیفی، داستان تعریف کنید
هیچ کس دوست ندارد که با داده‌های آماری و لفاظی بی‌مورد، بمباران اطلاعاتی شود اما همه یک داستان خوب را دوست دارند؛ طراحی اسلایدهای ارائه را بر اساس یک خط داستانی آماده کنید که به راحتی با تصاویر، قابل بازگویی باشد. خیلی اوقات حتی یک تصویر گویا، بهتر از هزاران کلمه، مقصود را می‌رساند. سعی کنید از عکس‌های واقعی استفاده کنید تا تاثیر بیشتری به جا بگذارید.
کاری کنید مخاطبان با ارائه‌ی شما هم‌ذات پنداری کنند
داستانی خلق کنید که بقیه، آن را درک کنند؛ در طراحی ارائه‌تان به احساسات (امیدها، نگرانی‌ها و سوالات) مخاطبان و کنجکاوی آنها، بها دهید. صداقت و از صمیم قلب حرف زدن، بهترین راهکار برای جلب رضایت مخاطبان است. از تجربیات خودتان صحبت کنید و اجازه بدهید حاضران، خود را جای شما بگذارند و هم‌ذات پنداری کنند. یادتان باشد خروجی یک ارائه‌ی بد، ناکامی در ایجاد کانال ارتباطی با دیگران است.
گاهی باید چراغ‌ها را روشن کرد!
تعداد حاضران و اندازه‌ی سالن ارائه، از نکات قابل توجه است؛ فضای بزرگتر تمرکز حاضران را راحت‌تر برهم می‌زند؛ هرچه تعداد افراد کمتر باشد، مدیریت ارائه برای شما آسانتر است. بهتر است، بیشتر رو به مخاطبان صحبت کنید و کمتر، پشت به آنها بایستید. شما فقط یک سخنگو نیستید بلکه باید واسطه‌ی ارتباط مخاطبان و محتوای ارائه باشید. آنها بیشتر به شما اعتماد می‌کنند تا به نوشته‌های پشت سرشما!
همیشه تاریک بودن فضا، تمرکز نور روی اسلایدها و جایی که ایستاده‌اید، جوابگو نیست؛ گاهی باید ریسک کرد! اگر زمان ارائه، طولانی شده یا محتوا خیلی جدی است، نور سالن را بیشتر کنید؛ اگرچه مجبورید از بعضی اسلایدها صرف‌نظر کنید اما توجه مخاطبان را دوباره برمی‌انگیزید و تمرکزشان روی صحبت‌های شما بیشتر می‌شود و دیگر، از «مرگ با پاورپوینت» خبری نخواهد بود!
برگرفته از: fppt
