آخرین بروزرسانی: خرداد ماه ۱۴۰۰
فرم‌های گزارش عملکرد، از لحاظ ظاهری می‌توانند متفاوت باشند اما نوع اطلاعات و روند پردازش یکسانی دارند. در یک گزارش عملکرد خوب، داده‌های لازم جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل می‌شود و راهکارهایی برای پیشبرد برنامه‌ها و رسیدن به اهداف ارائه می‌گردد.
گزارش عملکرد چیست؟
بهترین نوع گزارش عملکرد دربارۀ اهدافی که از پیش تعیین شده‌اند، اطلاعات ارائه می‌دهد؛ نقاط ضعف و قوت، موفقیت‌ها، چالش‌ها و فرصت‌های کارکنان مجموعه را به تصویر می‌کشد. همچنین، راه‌های احتمالی پیشرفت و پیشبرد اهداف را بررسی می‌کند. بهتر است هر بار که یک گزارش ارائه می‌شود، اهداف جدیدی نیز تعیین گردد.
گزارش ارزشیابی یک کارمند
کارکرد یک کارمند را در طول یک سال در نظر بگیرید. شما به عنوان یک مدیر، حتماً باید از شرح معمول وظایف کارمندتان اطلاع داشته باشید تا بتوانید با شاخص و معیار مناسبی، میزان عملکرد او را بسنجید.
فرض کنید میزان بهره‌وری او در طول سه ماه، فراتر از حد معمول بوده اما ماه چهارم افت محسوسی کرده و ماه پنجم، دوباره بهبود پیدا کرده‌است؛ چنین عملکردی نشان می‌دهد که برای کارمند شما، خارج از محیط کار احتمالاً مشکلی (مشکل خانوادگی) پیش آمده باشد. بنابراین، عملکرد ماه چهارم و افت او را می‌توانید نادیده بگیرید.
البته، وقتی که به دیدار سهامدارها می‌روید یا به مدیریت کل گزارش ارائه می‌کنید، خیلی مهم است که از قبل، در جریان علت این تغییر محسوس و ناگهانی و موارد مشابه آن باشید تا یک تصویر جامع و دقیق از روند عملکرد مجموعه‌تان ارائه کنید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : قالب پاورپوینت – نمایش داده
عملکرد خودتان را ارزیابی کنید
برای نوشتن گزارش عملکرد خود، لازم است هم به میزان استانداردهای بهره‌وری کار خود و هم سابقه‌ی بهروه‌وری شخصیتان دسترسی داشته باشید. شما باید ارزیابی را با مقایسه‌ی میزان بازده و بهره‌وری فعالیت خود با میزان استاندارد معمول شروع کنید.
وقتی دارید گزارش می‌نویسید، باید نگاه بی‌طرفی داشته باشید و اطلاعات موجود قبل از خودتان را در نظر بگیرید. هر انحراف از معیار جدی، باید توضیح داده شود. شاید شما در یک ماه فعالیت و مسئولیت‌های بیشتری نسبت به ماه‌های دیگر داشته‌‌اید. با کمک اطلاعاتی که در دست دارید، می‌توانید برای تعدیل حجم کاریتان پیشنهاد بدهید تا دیگر خللی در کار پیش نیاید.
وقتی در حال آماده کردن گزارش هستید، باید روی داده‌ها متمرکز شوید و هر جا که بهترین عملکرد را داشتید، روی آن مانور کنید. حائز اهمیت است که از ارزش و اعتبار کار خود، دفاع کنید اما برای این منظور، حتماً باید از پارامترها و شاخص‌های مشخص و معتبر بهره ببرید تا یک ارزشیابی مستند ارائه کنید.
فراموش نکنید برای اینکه گزارش عملکرد مفید و مطلوبی ارائه کنید، باید برنامه و هدف‌هایی برای آینده تعریف کرده باشید.
گزارش عملکردِ مدیریت پروژه
گزارش‌های عملکرد در موارد مربوط به مدیریت پروژه، نسبت به گزارش‌های عملکرد فردی اهمیت و کارکرد بیشتری دارند. شما باید عملکرد کلی گروه کاری یا شرکت را به جای عملکرد فردی در نظر بگیرید.
بهتر است هر سه ماه یکبار، گزارش باکیفیتی تهیه کنید. اینطوری سریعتر می‌توانید بررسی کنید که گروهتان چطور عمل می‌کند و یا مشکلات پیش آمده را حل و فصل کنید. همچنین، به عنوان یک مدیر باید کارهای باقی‌مانده و پیش رو را مدیریت کنید؛ هزینه و زمانی که باید صرف تکمیل کار شود و پیش‌بینی بودجه‌ی تکمیلی که باید به آن اختصاص داده شود.
تفاوت عمده بین فردی که پیشرفت کاری خود را پیگیری می‌کند و مدیر پروژه‌ای که عملکرد بقیه را ارزشیابی می‌کند، در این است که مدیر پروژه باید روی هزینه‌ها بیشتر تمرکز کند مگر اینکه فرد اول هم، یک پیمانکار باشد که با هزینه ها و ساعت‌های کاری در ارتباط باشد.
از مدیر پروژه انتظار می‌رود که گزارشش را به صورت رسمی منتشر کند تا به سهامدارها هم ارائه گردد. بهتر است از ابزار کمکی بصری مانند نمودار و گراف در نوشتن گزارش استفاده شود. نرم‌افزارهای طراحی ارائه مثل پاورپوینت هم برای نوشتن و طراحی حرفه‌ای گزارش، گزینه‌های خوب و کارآمدی هستند.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: قالب پاورپوینت – نمایش داده‌های آنالیزی
گزارش عملکرد و سهامدارها
سهامداران همیشه اهدافی برای شما تعیین می‌کنند تا به سقف آن برسید. گزارش‌های عملکرد باید به صورت اسناد رسمی باشند که بتوانید به سهامدارها، مدیران بالارتبه و یا مدیرعامل ارائه کنید و نشان دهید که شما و زیرمجموعه‌تان هدف را زدید یا حتی فراتر از شاخص‌های تعیین شده (اهداف)، عمل کردید.
گزارش عملکرد می‌تواند دستاوردهای شما و گروهتان را با آمار و ارقام و نمودار و … به تصویر بکشد.
معرفی کسب و کار در قالب ایمیل یا نامه رسمی
شناخت مخاطب، کلید نوشتن یک ایمیل یا نامه رسمی برای معرفی کسب و کارتان است. می توانید برای جذب مشتری یا سرمایه‌گذار و سهامدار، نامه یا ایمیل تبلیغاتی بفرستید و گزارش گونه‌ای از عملکرد کسب و کارتان را مختصر و شفاف بیان کنید.
فرمت مناسب طراحی نامه
اولین قدم برای طراحی ایمیل رسمی و تبلیغاتی، انتخاب فرمت مناسب برای نوشتن نامه است. بهتر است از قالب (تمپلیت) سازمانی که برای شرکت تعریف شده و سربرگ رسمی استفاده کنید که معرف برند کاری شما هم باشد.
می‌توانید دو نسخه تهیه کنید؛ اگر در شبکه اجتماعی فعال هستید می‌توانید یک نسخه مناسبِ فضای مجازی تهیه کنید یا ایمیل بفرستید. نسخۀ دوم را می‌توانید برای چاپ آماده و منتشر کنید.
مراحل نوشتن نامه و ایمیل کاری رسمی
دومین قدم برای نوشتن معرفی نامۀ کاری این است که از بالاترین مقام اجرایی و یا مسئول بازاریابی بخواهید دربارۀ هدف تأسیس و پیشینۀ شرکت و سرویس خدمات مشتری پاراگرافی کوتاه بنویسد. یادتان باشد برای مخاطب می‌نویسید پس شفاف بنویسید و کلمات مناسب و جذاب برای جلب توجه مخاطب هدف انتخاب کنید.
در پاراگراف دوم دربارۀ فعالیت شرکت یا سازمان بنویسید و بگویید که دقیقاً چه کارهایی انجام می‌دهید. اگر موسسۀ فنی و حرفه‌ای هستید دربارۀ حوزه‌های مهارتی که تدریس می‌کنید و فرایند جذب فراگیران (کارآموزان) بنویسید.
اگر شرکت تجاری و صادراتی هستید دربارۀ مشتری‌های بین المللی و تاثیر عرضۀ کالا و خدماتتان توضیحی بنویسید.
در پاراگراف بعدی (سوم) به ساختار کسب و کارتان اشاره کنید. این پاراگراف جای نوشتن از چارت سازمانی نیست. یادتان باشد ایمیل شما بهتر است پیوست نداشته باشد!
می‌توانید حوزه‌های کاری و شرح عملکرد و مسئولیت اعضا برای تحقق و توسعۀ استراتژی شرکت را در این پاراگراف معرفی کنید. مثلاً: شرکت طراحی و توسعۀ خدمات کامپیوتر … با سابقۀ بیش از سی سال تجربه در زمینۀ طراحی نرم افزار و سخت افزار با ۱۰ کارمند متخصص به مشتری‌ها خدمات حرفه‌ای ارائه می‌کند.
در پاراگراف چهارم یکبار دیگر هدف کسب و کارتان را یادآوری کنید. اگر تازه کار هستید یا به تازگی وارد حوزۀ جدیدی شده‌اید می توانید از مشتری‌ها دعوت کنید که به سایت یا صفحۀ مجازی شما سر بزنند(Call to action) یا در صورت امکان حضوری بیایند.
در این پاراگراف اگر مثلاً خیریه یا سمن مردم نهاد هستید، می‌توانید از مردم برای مشارکت دعوت کنید.
در آخر هم یک امضای معتبر همراه با اسم و سِمَت، از بالاترین مقام شرکت یا سازمان در پایین نامه بگذارید.
تیم طراحی حرفه‌ای پرزنتا در کنار شماست تا با ارائۀ خدمت گزارش عملکرد، شما را در ارزیابی عملکرد خود یا مجموعه‌تان یاری کند.
دانلود کتابچه رایگان طراحی گزارش عملکرد
برگرفته از: Bizfluent
