چرا باید گزارش کاری بنویسید؟ چگونه باید گزارش حرفه‌ای بنویسید؟ چگونه به رئیستان گزارش می‌دهید؟ جواب پرسش‌های بالا را در این مقاله بخوانید و یک گزارش عملکرد حرفه‌ای تهیه کنید.
چرا باید گزارش کار بنویسید؟
رئیستان به شما مأموریت می‌دهد که روند بازار را بررسی کنید. شما باید یک گزارش ارزیابی بنویسید و اطلاعات کلیدی و طبقه‌بندی شده تحویل دهید.
نتیجۀ این گزارش کاری چیست؟ گزارش شما به شرکت کمک می‌کند تا تصمیم مناسبی گرفته شود. مثلاً با تعیین یک استراتژی، سهم و سودتان را از بازار افزایش می‌دهید.
فقط اطلاعات لازم را یادداشت کنید و از آوردن مطالب غیرمربوط خودداری کنید. اگر گزارش پروژه به بخش‌های مختلف سازمان مربوط می‌شود، باید اطلاعات مربوط به هر واحد، جداگانه و ذیل عنوان مربوطه نوشته شده باشد. مثلاً گزارش مربوط به واحد مالی و واحد برنامه‌ریزی باید جدا از هم نوشته شوند تا کارمندها و مسئولین به اشتباه نیفتند!
چگونه گزارش حرفه‌ای بنویسید؟
شما باید تصمیم بگیرید که چگونه گزارش کاری یا اداری بنویسید. چه اطلاعاتی قرار است تهیه کنید؟ چطور می‌خواهید نتیجۀ مطالعه و بررسی‌تان را بنویسید؟
بعد از اینکه متوجه شدید که چرا باید گزارش تهیه کنید، حالا اطلاعاتی لازم را جمع‌آوری کنید: مثلاً داده‌های آماری و اطلاعات مالی، نمودارها و گراف‌های روند صعودی و نزولی بازار، نظرسنجی از کاربران و … .
بعد از جمع‌آوری اطلاعات، باید تصمیم بگیرید که کدام موارد مهم هستند و باید نوشته شوند. چند پاراگراف بنویسید که مطالب کلیدی را در بر دارد. ساختار گزارشتان می‌تواند فهرست‌وار و با استفاده از بولت‌پوینت‌های عددی و … مرتب شود.
چگونه به رئیس گزارش بدهید؟
می‌خواهید به رئیستان گزارش بدهید، اول باید عنوان گزارش کاری را مشخص کنید. گزارش درباره چیست؟ یافته‌های اصلی چیست؟ پیشنهادتان چیست؟ به طور مختصر جزئیاتی از شرح مأموریت یا دلیل نوشتن گزارش بنویسید.
رئیستان ممکن است سرش شلوغ باشد و وقت کافی نداشته باشد؛ این چکیده نویسی، باید ظرف دو دقیقه یا کمتر خوانده شود و آیینۀ کلی گزارشتان باشد.
با یک یا دو پاراگراف، نکات اصلی گزارش را فهرست کنید. روش جمع کردن اطلاعات را بنویسید. محتوای گزارش را منطقی و با توجه به کلمات کلیدی حوزۀ کاری، طبقه‌بندی کنید. اطلاعات کافی برای نمایش روند و نتیجۀ تحقیقات داشته باشید. گزارش را با توصیه و پیشنهاد تمام کنید.
ساختار کلی گزارش‌نویسی
اگر دستورالعمل سازمانی وجود دارد، از آن برای نوشتن گزارش تبعیت کنید. ساختار گزارش باید ساده و خوانا باشد. صفحه‌بندی و فرمت فایل گزارش باید درست انتخاب شود تا با هر نسخۀ آفیس و دستگاهی به راحتی اسکن و کپی شود.
با تیترهای دقیق، بخشها را از هم جدا کنید. مطالب مهم را بولد (Bold) و با فونت بزرگتر بنویسید. آمار و ارقام مالی و سندهای لازم و … را در پایان گزارش پیوست کنید.
برای نوشتن یک گزارش کاری حرفه‌ای، بهتر است به تفاوت دو سبک گزارش عملکرد داخلی و رسمی (تفصیلی) نگاهی بیندازیم .
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : چگونه گزارش کوتاه بنویسیم؟
گزارش عملکرد داخلی
گزارش ارزیابی عملکرد داخلی، برای اعضا و مدیران بخش‌های مربوطه فرستاده می‌شود. لازم نیست خیلی رسمی و خشک بنویسید. شما می‌توانید مثل گزارش‌های کوتاه، اجمالی و خلاصه شرح دهید. حجم محتوای این نوع گزارش، شاید به ۴ یا ۵ صفحه برسد اما از گزارش‌های مفصل، کوتاهتر است.
این گزارش‌ها می‌تواند روی سربرگ رسمی نوشته نشود. گزارش داخلی و غیررسمی می‌تواند شبیه یک یادداشت کوتاه نوشته شود. البته قبلاً گفتیم که هر اداره و شرکتی ممکن است دستورالعمل خاصی در زمینۀ گزارش‌نویسی داشته باشد که باید آن را رعایت کنید.
ساختار گزارش عملکرد داخلی
برای نوشتن گزارش عملکرد داخلی، مقدمه و نتیجه‌گیری در خود متن گزارش نوشته می‌شود و لازم نیست عنوان جداگانه برای آن بیاورید. چکیده گزارش هم ضروری نیست. اگر لازم بود از چند عنوان استفاده کنید، تیترها خیلی کوتاه باشد.
در بخش مقدمه، خیلی فشرده مسئله را شرح دهید؛ بگویید که چه کرده‌اید؛ نتیجه نهایی و راهکارتان چیست. از آنجا که می‌دانید برای چه کسی یا بخشی گزارش تهیه می‌کنید، پس خطاب به خود شخص یا بخش مربوطه بنویسید.
در گزارشتان، حداکثر ده تا دوازده مطلب و نکته مهم را ذکر کنید. از روند پیشرفت پروژه بنویسید. توصیه و پیشنهادتان را بنویسید. سعی کنید با دید مثبت و امیدوار کننده از انتظارات و پیشنهادها، حرف بزنید. واقعیت‌ها را مطرح کنید و حاشیه نروید. جزئیات غیرضروری را ننویسید. گزارش باید قابل فهم باشد. به خواننده گزارش، نتیجه کار را یادآوری کنید.
گزارش عملکرد رسمی
اگر به مدیریت بالاتر (مدیرعامل، هیأت مدیره یا سازمانی غیر از خودتان) گزارش می‌نویسید، باید یک گزارش رسمی (مفصل) تهیه کنید. گزارش رسمی، طولانی‌تر و جامع‌تر است. گزارش رسمی (تفصیلی،تحلیلی) برای نوشتن دربارۀ پژوهش‌های مراکز آموزشی معتبر هم کاربرد دارد. باید تأثیرگذار بنویسید و قواعد دستور زبان رسمی و اداری را کاملاً رعایت کنید.
ساختار گزارش عملکرد رسمی
برای تهیه و نوشتن گزارش ارزیابی عملکرد رسمی و مفصل، بهتر است یک جلد مثل جلد کتاب یا تحقیقات آموزشی برای کارتان درنظر بگیرید. در صفحۀ اول باید عنوان گزارش، نام نویسنده، تاریخ نوشتن و ارسال گزارش ذکر شود.
برای نوشتن متن چکیدۀ گزارش، یک یا کمتر از یک صفحه را باید به شرح مختصر و اجمالی هدف گزارش، طرح مسئله، روند تحقیقات و نتیجه نهایی اختصاص دهید. فقط جزئیات ضروری را بنویسید تا با یک نگاه، نمای کلی پروژه معلوم شود. این صفحه جدا از متن اصلی گزارش است و معمولاً بیشتر از یک تیتر دارد.
باید فهرست مطالب داشته باشید. بدنۀ گزارش شامل مقدمه، بررسی دقیق و کلی روند کار، نتیجۀ نهایی و پیشنهادهای احتمالی برای پیشبرد کار است.
آخر گزارش هم، لیستی از نمودار و جدول‌های آماری پیوست کنید. گزارشتان را با لیستی از منابع و اسناد لازم که در گزارش استفاده کرده‌اید یا می‌خواهید به آن ارجاع دهید، به پایان ببرید. فایل صوتی و تصویری را هم می‌توانید با کمک آدرس الکترونیکی به صورت ارجاع به وبسایت یا ایمیل پیوست کنید یا به صورت فیزیکی (سی‌دی، فلش) همراه گزارش بفرستید.
گزارش را بازبینی و ویرایش کنید
چیزی را یادتان رفته و جا انداخته‌اید؟ از اصطلاحات تخصصی زیاد استفاده کرده‌اید؟ گزارش قابل فهم است؟ آخرین و مهمترین کاری که برای تهیۀ گزارش اداری خود انجام می‌دهید، این است که برای پرهیز از اشتباه املایی و دستوری، گزارش را بازبینی کنید.
به جای لفاظی و حاشیه رفتن، با جمله‌های روشن، شفاف و واضح گزارش خود را بنویسید. اگر توانستید متن گزارش را به کسی بدهید تا یک بار با دقت و ریزبینی بخواند. اینطوری ضریب خطای شما کمتر می‌شود.
برای نوشتن و ارائۀ گزارش عملکرد خود، از پرزنتا مشاوره بگیرید. تیم طراحی حرفه‌ای ما آماده است تا در بستر پاورپوینت، پرزی یا وب، فایل‌های متنی، تصویری و ویدیویی برای شما بسازد.
ما با طراحی تم و قالب‌های پاورپوینت منحصر به فرد، نمودارها و تصاویر جذاب، تایم لاین و اینفوگرافیک، به شما کمک می‌کنیم که یک گزارش کاری حرفه‌ای به رئیستان ارائه کنید.
دانلود کتابچه رایگان طراحی گزارش عملکرد
برگرفته از :Bizfluent
بسیار عالی و کاربردی بود ممنون.
از توجه شما سپاسگزاریم و خوشحالیم که براتون مفید بوده.