آخرین بروزرسانی : تیرماه ۹۹
یکی از انواع گزارش‌نویسی، نوشتن گزارش عملکرد سالانه است. اینکه چطور گزارش سالانه بنویسیم، در نگاه اول سخت و پیچیده به نظر می‌رسد! هدف از نوشتن گزارش سالانه، نشان دادن جایگاه شرکت و کسب و کارتان از لحاظ مالی و تجاری است.
اگرچه بار مسئولیت نوشتن گزارش سالانه، سنگین به نظر می‌رسد اما یک فرصت خیلی خوب برای نشان دادن میزان رشد و پیشرفت کاری سال گذشتۀ شماست.
خیلی از شرکتها، موسسات و سازمان‌ها (خصوصی و دولتی، سود-ده و انتفاعی، غیرسود-ده و غیر انتفاعی، سهامی عام و خاص، بورس، بانک‌ها، خیریه‌ها و …) طبق قانون یا اساسنامۀ داخلی موظفند که گزارش ارزیابی سالانه را تهیه و منتشر کنند و امور مالی خود را شفاف گزارش کنند.
اگر سازمان‌ها و شرکتها بتوانند از این گزارش سالانه، به عنوان ابزار بازاریابی و جلب اعتماد سرمایه‌گذار و مشتری، استفاده کنند، دستاوردی بزرگ و مهم برای بهبود و پیشرفت آیندۀ کاری خواهند داشت.
گزارش سالانه چیست؟
ارائۀ گزارش عملکرد سالانه، معمولاً ارائۀ یک نمای کلی از عملکرد و چشم‌انداز کاری موسسه یا سازمان در طول یک سال کاری است. حجم گزارش سالانه، قطور (به صورت جزوه، کتابچه و …) است و شامل اطلاعات گردش مالی، شرح فعالیت‌های مربوط به توسعه و پیشبرد پروژه‌ها، نتایج و بازده پروژه‌های کاری، شرایط رقابتی بازار، طرح و برنامه‌های جدید و … می‌شود.
گزارش سالانه یک راهکار عالی برای مطلع کردن عموم مردم از وضعیت شرکتتان است.
می‌توانید یک داستان و روایت جذاب از روند موفقیت‌هایی که کسب کردید، برای دیگران تعریف کنید. یادتان نرود که بگذارید عکسها داستان شما را بهتر تعریف کنند.
در گزارش سالانه چه بنویسید؟
برای نوشتن یک گزارش عملکرد سالانه بهتر است با ارائۀ یک نمای کلی شروع کنید و بعد به جزئیات بپردازید. گزارش را می‌توانید با مرور فعالیت‌های سالی که گذشت، شروع کنید.
می‌توانید عکسها و اخبار مربوط به پروژه‌هایتان را در آغاز کار بگذارید. از خبرها و مطالب مرتبطی که در خبرنامه‌های داخلی و اطلاعیه‌ها آمده‌است یا رسانه‌ها پوشش داده‌اند، در گزارشتان استفاده کنید.
برای نوشتن یک گزارش عملکرد حرفه‌ای سالانه، ببینید که دستاوردهای مهم، دست‌اندازها و چالش‌های کاری و مالی چه بوده‌است؛ چه کسی یا چه تیمی بهترین عملکرد و بیشترین فعالیت را داشته یا متفاوت و شاخص عمل کرده‌است؟ جواب‌های خود را در قالب گزارش تنظیم کنید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: چگونه یک گزارش حرفه‌ای بنویسیم؟
گزارش‌نویسی را با یک یادداشت یا صحبت از رئیس هیأت مدیره یا مدیرعامل شرکت شروع کنید. بهتر است به دستاوردهای کلی و فعالیت‌های صورت گرفته در سال گذشته اشاره شود. یادداشتی از مدیر اجرایی و مالی شرکت هم می‌تواند در متن گزارش بیاید که اعتبارات مالی و روند تهیۀ گزارش را شرح دهد. توصیه می‌کنیم گزارش مالی را اجمالی بنویسید و طوری بیان کنید که یک خواننده معمولی هم سر در بیاورد.
بر حسب نوع شرکت و موسسه، فهرستی از اسامی هیأت مدیره و کارمندان اصلی یا فهرستی از سهامدارها یا لیستی از خیّرین و داوطلبان تهیه و ضمیمۀ گزارش سالانه کنید.
چطور یک گزارش عملکرد سالانه بنویسیم؟
شکل و محتوای گزارش ارزیابی عملکرد سالانۀ شما با توجه به اندازه و مدل کسب و کارتان و سود-ده بودن یا غیرسود-ده بودن (غیرانتفاعی)، می‌تواند متفاوت باشد.
با آمار و ارقام شروع کنید
محوریت بیشتر گزارشهای ارزیابی عملکرد سالانه با ارائۀ اطلاعات مالی است. با مشاورهای مالی و یا واحد حسابداری شرکتتان جلسه بگذارید و عملکرد مالی سال قبل را بررسی کنید. سپس، نیازسنجی کنید و ببینید اولویت‌های فعلی شما چه هستند. مشخص کنید که چه اطلاعاتی لازم است که امسال در گزارش درج شود.
صورت وضعیت مالی کسب و کار شما نشان می‌دهد که چه اطلاعاتی باید در گزارش سالانه بیاورید و اولویت‌های بررسی شما چه باشد. یادتان باشد بودجه برای تهیه، خرید و تولید سال آتی را در نظر بگیرید.
با مشاورین مالی و حقوقی بررسی کنید تا ببینید کدام یک از موارد زیر بهتر است در گزارش شما نوشته شوند. شاید بهتر باشد همه یا بعضی موارد حتماً ذکر شود.
صورت وضعیت درآمد
صورت وضعیت درآمد، می‌تواند ثبات یا نوسان مالی شرکت را نشان دهد؛ در این بخش، به منابع مالی، هزینه‌ها و سود و زیان خالص سالی که گذشت، اشاره می‌شود.
ترازنامه مالی
تهیۀ یک نمای کلی از صورت وضعیت مالی شرکت است که لیستی از دارایی‌ها، بدهی‌ها، تعهدات و وامها را شامل می‌شود.
در شرکت‌های سهامی، ترازنامۀ مالی باید شامل ارزش سهام سهامدارها باشد. با کم کردن میزان بدهی‌ها از دارایی‌ها، یک عدد به ارزش سهام هر سهامدار تعلق می‌گیرد.
صورت گردش مالی
گزارشهای میزان نقدینگی شرکت که می‌گوید گردش پول چگونه صورت گرفته‌است و پول نقد در دسترس، چقدر است.
ریسک‌ها
خلاصه‌ای از ریسک‌های مالی و کاری را در گزارش عملکرد سالانه بنویسید که شرکت با آن مواجه شده یا ممکن است در آینده مواجه شود.
یادداشت‌ها و توضیحات
توضیحاتی مربوط به روش محاسباتی مالی شرکت را می‌توانید در این قسمت بیاورید. شرح موارد استثنای موجود در روش حسابرسی و چگونگی جمع‌آوری اطلاعات مالی در یادداشت‌ها درج می‌شود.
بعضی موسسات و شرکتها مثل شرکت‌های سهامی عام، در گزارش سالانۀ خود باید گزارشی از هیأت مدیره مبنی بر تأیید کنترل حساب‌های داخلی داشته باشند.
گزارش عملکرد سالانه را برای چه کسی می‌نویسید؟
ارتباط با سرمایه‌گذارها
یک گزارش حرفه‌ای عملکرد سالانه، بخش مهمی از استراتژی ارتباطی مالی برای جذب و حفظ سرمایه‌گذارهاست. گزارش‌نویسی، برای ارتباط منظم با سرمایه‌گذارها است که آنها را در جریان عملکرد و توسعۀ شرکت می‌گذارد و به ادامۀ سرمایه‌گذاری در کسب و کار شما ترغیب می‌کند.
سرمایه‌گذارها به دنبال این هستند که با بررسی اطلاعات مالی، ببینند مدیریت چطور عمل می‌کند. میزان فروش و سود قابل توجه است یا بدهی به بار آمده‌است.
سرمایه‌گذارها و سهامدارها برای حفاظت از سرمایه خود می‌خواهند بدانند که شرکت شما در بازاری فعال است که فرصت سود و رشد دارد. شرایط بازار، برنامه‌های تولید و ارائۀ محصول و خدمات، فرایند تحقیق و توسعه محصولات، در تهیۀ گزارش سالانۀ عملکرد منعکس می‌شود.
اعتمادسازی مشتریان
تهیۀ گزارش عملکرد سالانه، مشتری‌ها را از وضعیت شرکت مطلع نگه می‌دارد و اعتمادسازی درازمدت به همراه دارد. مشتری‌ها بر اساس میزان سفارش و توان عرضۀ خود، به کیفیت تولید و خدمات حساس و وابسته‌اند.
با تهیۀ گزارش کاری، مشتری اطلاعات و گردش مالی را می‌تواند ببیند و برای ادامۀ همکاری و تهیۀ محصولات و خدمات از شرکت شما تصمیم بگیرد. ثبات و سوددهی شرکت برای آنها هم مهم است.
طراحی گزارش سالانه و تهیۀ اطلاعات مربوط به طرحهای تولیدی، تحقیقات و فعالیت‌های مربوط به توسعۀ شرکت، به مشتری‌های ثابت یا جدید کمک می‌کند تا بتوانند نقشۀ برنامۀ کاری خود را بر اساس برنامۀ آیندۀ شرکت بریزند و به بازده عملکردشان امیدوار شوند.
حفظ کارمندها و کارکنان
کارکنان می‌خواهند بدانند که برای یک شرکت فعال و موفق کار می‌کنند که برای آنها یک آیندۀ مطمئن و مزایای شغلی خوب فراهم می‌کند یا خیر. بررسی و بازنگری عملکرد و چشم‌انداز شرکت توسط مدیر عامل، در کنار اطلاعات برنامه‌ها، محصولات و شرایط بازار به درک درست و کافی از عملکرد شرکت منجر می‌شود.
ارتباط با رسانه‌ها
یکی دیگر از دلایل اهمیت طراحی گزارش عملکرد سالانه، ارتباط مناسب و موثر با رسانه‌ها است. روزنامه‌نگارها و خبرگزاری‌ها فعالیت خیلی از شرکتها را زیر نظر می‌گیرند؛ به گزارشهای مالی و کاری آنها نگاه می‌کنند و به تأثیر آنها در جامعه می‌پردازند.
رسانه‌ها توجه خاصی به نتایج و شرایط پیش روی شرکت دارند. نگاه و مقالۀ آنها روی دیدگاه سرمایه‌گذارها و مشتری‌ها بسیار تأثیرگذار است و جذب سرمایه و ادامۀ حیات شرکت را ممکن است تحت تأثیر قرار دهد. روزنامه، رادیو، تلویزیون و فضای مجازی دنبال داستان‌های جذاب موفقیت یا حتی شکست هستند. شما برای جلب حمایت عمومی به رسانه‌ها نیاز دارید.
طراحی گزارش سالانه را نهایی کنید
قبل از ارائۀ رسمی و انتشار گزارش سالانه، آن را با مدیریت هماهنگ و نهایی کنید. با گذاشتن وقت و دقت کافی، اقدام به طراحی گزارش عملکرد سالانه کنید که رئیستان بعد از دیدن و بررسی، بر صحّت محتوای آن مهر تأیید بزند.
احتمالاً برای شرح فعالیت‌ها و دستاوردها به عکس‌های حرفه‌ای احتیاج دارید. قصد دارید گزارش را ایمیل کنید، پرینت بگیرید، به جایی بفرستید و یا در وبسایتی بارگذاری کنید؟ چه کمک‌های فنی و تخصصی نیاز دارید؟ هزینۀ پرینت، پست و … چقدر می‌شود؟ اینها نکاتی هستند که باید در نظر بگیرید.
اگر شرکت شما با کمبود کارمندان روابط عمومی یا کسانی که مسئول تهیۀ عکس، طراحی گزارش عملکرد و نوشتن آن هستند، روبروست؛ احتمالاً خودتان یا یک کارمند داوطلب باید دست به کار شوید و گزارش را برای انتشار آماده کنید.
برای طراحی محتوای گزارش عملکرد، می‌توانید یک قالب و طرح در نظر بگیرید. مثلاً اگر شرکت درگیر چالش و بحران شده‌است، یک طرح سیاه و سفید با لحن نوشتاری ملایم می‌تواند ایدۀ خوبی باشد. البته خیلی وقتها، قالب و طرح سازمانی مشخصی برای گزارشها وجود دارد و باید در چارچوب تعیین شده، گزارش سالانه عملکرد را بنویسید.
شما می‌توانید از فریلنسرهای حرفه‌ای یا شرکت‌های طراحی ارائه و گزارش عملکرد بخواهید با شما همکاری کنند. اطلاعات را در اختیارشان بگذارید و یک گزارش عملکرد حرفه‌ای سالانه دریافت کنید.
تیم پرزنتا با تجربۀ طراحی گزارشهای عملکرد حرفه‌ای، آمادۀ همکاری با شما است. برای مشاوره و دریافت خدمات با ما تماس بگیرید.
دانلود کتابچه رایگان طراحی گزارش عملکرد
برگرفته از : bizfluent
