طراحی گزارش سالانه اصول و قواعدی دارد که رعایت آن‌ها باعث می‌شود تا خوانندگان گزارش را تا انتها دنبال کنند. آیا تا به‌حال گزارشی خوانده‌اید که باعث شود در تصمیمتان برای انجام کاری تجدید نظر کنید؟ و اگر بله، چنین گزارشی چه ویژگی‌هایی داشته است؟ تکنیک‌های گزارش‌نویسی اصولی کدامند؟ برای دانستن تکنیک‌های طراحی گزارش سالانه و نکات کاربردی مهمی که برای انتقال کامل و اثربخش مطالب لازم است، ما را با ادامه مطلب همراهی کنید.
چرا گزارش‌نویسی می‌کنیم؟
فرق محتوای گزارش با منابعی نظیر کتاب چیست؟ گزارش‌نویسی فن بیان هوشمندانه و تا حد امکان کامل عملکرد، نتایج پژوهشی یا وضعیت است. ارائه مطالب در قالب گزارش باعث می‌شود تا اصل مطالب به شیوه‌ای گیرا ارائه شود. در طراحی گزارش سالانه از حاشیه‌هایی نظیر مبانی یا تاریخچه طولانی که معمولاً در کتاب‌ها درباره مطالب می‌نویسند، صرف نظر می‌شود. موضوع گزارش‌نویسی ممکن است هر یک از موارد زیر باشد.
- گزارش کاری اعم از مأموریت، حسابرسی، حقوقی، ارزیابی عملکرد، انجام وظایف، بازدیدها و مالی
- گزارش علمی اعم از نتایج پژوهش‌های دانشگاهی، گزارش‌های آمایشی و پروژه‌های مختلف
- گزارش خبری
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟
تکنیک‌ها و نکات کاربردی مهم مربوط به گزارش‌نویسی کدامند؟
اگر می‌خواهید گزارشی پرمخاطب خلق کنید که اثر و نتیجه لازم را داشته باشد باید اصول صحیح طراحی گزارش سالانه را یاد بگیرید. شاید در وهله نخست این تصور را داشته باشید که تنها کسانی از عهده گزارش‌نویسی مطلوب برمی‌آیند که توانایی خوبی در نوشتن داشته باشند. توانایی نوشتن و تسلط بر قواعد دستور زبان و نگارش برای گزارش‌نویسی مهم هستند اما کافی نیستند. در ادامه به مهم‌ترین تکنیک‌های گزارش‌نویسی اشاره می‌کنیم.
-
هدف گزارش عملکردتان را تعیین کنید:ابتدا کمی وقت بگذارید و به هدف گزارشتان فکر کنید. آیا با گزارش‌نویسی می‌خواهید توصیف یا توصیه‌ای کنید و یا کسی را متقاعد کنید؟ داشتن هدفی واضح از ابتدا به تمرکزتان بر گزارش می‌افزاید و باعث می‌شود تا خواننده را درگیر آن نگه دارید. چنانچه جای دادن موارد زیاد در گزارش برایتان دشوار است، توصیه می‌کنیم که در دوره‌های تخصصی گزارش‌نویسی شرکت کنید.
-
طراحی گزارش سالانه را هوشمندانه انجام دهید:
ساختار گزارش باید به‌گونه‌ای باشد که خوانندگان به‌راحتی بتوانند اطلاعات مورد نظرشان را پیدا کنند. ساختاردهی مناسب یکی از تکنیک‌های گزارش‌نویسی اثرگذار است. ساختار گزارش اصولی معمولاً به‌ترتیب موارد زیر را شامل می‌شود.
-
-
- عنوان یا صفحه عنوان
- برای گزارش‌های طولانی فهرست مطالب آماده کنید.
- چکیده که برای گزارش‌های رسمی نظیر تحقیقات علمی معمولاً شامل خلاصه گزارش است و نباید بیش از ۱۲۰ کلمه باشد.
- مقدمه که باید مختصر باشد و به سؤالاتی مانند موضوع، علت گزارش، پیشینه و روش‌شناسی پاسخ دهد.
- بدنه اصلی گزارش که باید به‌وضوح سازماندهی شود. تعداد کمی از خوانندگان معمولاً این بخش را به‌طور کامل می‌خوانند. لذا نوشتن هر پاراگراف را از مهم‌ترین قسمت بحث شروع کنید.
- خلاصه و نتیجه‌گیری که باید مختصر باشد. در پاره‌ای موارد، ممکن است مجبور شوید خلاصه، نتیجه‌گیری و توصیه‌ها را ترکیب کنید تا مخاطبان بتوانند اطلاعات مورد نیازشان را بدون خواندن کل گزارش به دست آورند.
- ضمیمه که برای خوانندگانی است که به اطلاعات بیشتری درباره گزارش نیاز دارند. نمودارها، منابع و جداول مربوطه باید در بدنه اصلی قرار گیرند که خوانندگان بتوانند از آن‌ها استفاده کنند. اما اگر جریان گزارش را مختل می‌کنند، آن‌ها را می‌توانید در اینجا قرار دهید.
- اگر از سرفصل‌های واضحی در گزارش‌نویسی استفاده می‌کنید و فهرست کاملی از مطالب را در ابتدای گزارشتان دارید، باید بدانید که این کار برای نشان دادن شروع و پایان هر بخش و در صورت لزوم، برای ارجاع به مطالب کافی است. اما در گزارش‌های علمی معمولاً در پایان فهرستی از منابع را ارائه می‌کنند.
-
-
مخاطب گزارش عملکرد سالانه خود را بشناسید:
در تمام مدت طراحی گزارش باید مخاطبان خود را در ذهن داشته باشید. شما واژگان تخصصی مرتبط با کسب‌وکار، خدمات یا شرایطی که توصیف می‌کنید را می شناسید، اما ممکن است خواننده آن‌ها را نداند. لذا همیشه مطمئن شوید که به زبانی ساده می‌نویسید. تا حد امکان استفاده از بیان معلوم به‌جای حالت مجهول می‌تواند به گزارش جذابیت زیادی ببخشد. مثلاً به‌جای «تصمیم گرفته شده است» بنویسید «تصمیم گرفته‌ایم» که خیلی جذاب، واضح و تأثیرگذار است. البته در گزارش‌های علمی و فنی غالباً تأکید بر این است که از حالت مجهول استفاده کنیم. اما برای گزارش‌های تجاری می‌توانیم ساده‌تر و مستقیم‌تر بنویسیم.
تکنیک‌های طراحی گزارش سالانه کدامند؟
برای طراحی گزارش سالانه باید علاوه بر رعایت نکات کاربردی فوق، برخی تکنیک‌های نوشتاری، محتوایی و ساختاری را رعایت کنید. در ادامه به مهم‌ترین تکنیک‌های طراحی گزارش سالانه می‌پردازیم.
-
طراحی گزارش سالانه را باید به‌گونه‌ای انجام دهید که خسته‌کننده نباشد.برای این کار، متن را به پاراگراف‌های کوتاه و با عناوین و زیرعناوین مناسب تقسیم کنید تا به‌راحتی قابل مرور باشد. طراحی گزارش را ساده و با حاشیه و فضای سفید فراوان انجام دهید تا مناطق خالی به چشم مخاطب فرصت استراحت بدهند. یکی دیگر از نکات مهم انتخاب اندازه و فونت حروف و رنگ یا طرح پس‌زمینه گزارش است. ترجیحاً گزارش را بر روی زمینه رنگی طراحی نکنید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : چگونه یک گزارش حرفه‌ای بنویسیم؟
-
چک‌لیست زیر برای حصول اطمینان از رعایت اصول طراحی گزارش عملکرد کمک می‌کند.
- آیا گزارش اشتباهات نگارشی ندارد، خلاصه و مفید است و خوانایی خوبی دارد؟
- آیا در گزارش‌نویسی توالی بخش‌ها به‌طور منطقی رعایت شده است؟
- آیا مطالب با شواهد یا داده‌های پشتیبانِ کافی ارائه شده‌اند؟
- آیا نتیجه‌گیری و توصیه‌های گزارش قانع‌کننده هستند؟
- آیا همه منابع به‌درستی ارجاع داده شده‌اند؟
- آیا به هدف گزارش پایبند بوده‌اید یا تا حدودی؟
-
در طراحی گزارش سالانه از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید.
در هر جمله صرفاً ایده اصلی را بیان کنید و اطلاعات اضافی را با موصول مناسب نظیر «اما»، «بنابراین» و نظایر آن‌ها در جملات بعدی بیاورید. از نوشتن جملات طولانی با زیرشاخه‌های زیاد خودداری کنید. زیرا باعث می‌شود خواننده از ادامه خواندن منصرف شود. بهتر است هر جمله بیش از ۱۵ تا ۲۰ کلمه نباشد.
-
علائم نگارشی را رعایت کنید.
نشانه‌گذاری صحیح از تکنیک‌های گزارش‌نویسی مطلوب محسوب می‌شود. رعایت دقیق علائم نگارشی در طراحی گزارش سالانه به خواننده کمک می‌کند تا راحت‌تر در گزارش پیمایش کند. نشانه‌گذاری‌ها به فهم مخاطب درباره مطالب گزارش کمک می‌کنند.
-
جذابیت ایجاد کنید.یکی از تکنیک‌های طراحی گزارش سالانه، که ساده اما بسیار تأثیرگذار است، جذابیت‌بخشی به گزارش از طریق افزودن عناصر تصویری است. برای این کار، کافی است که در گزارش‌نویسی مطالب نوشتاری را با محتوای تصویری نظیر اشکال، نمودارها و جداول ترکیب کنید. این عناصر معمولاً باعث جلب مخاطب به مطالب می‌شوند.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : آموزش طراحی جلد گزارش عملکرد
تکنیک‌های گزارش‌نویسی برای گزارش‌های مختلف علمی، فنی، کاری و تجاری متفاوت هستند. دانستن اصول صحیح طراحی گزارش سالانه به انتقال مطلوب محتوای آن به مخاطبان بسیار کمک می‌کند. این تکنیک‌های گزارش‌نویسی باعث می‌شوند تا گزارش جذابیت و اثرگذاری لازم را برای جلب مخاطب داشته باشد. در طراحی گزارش سالانه تا حد امکان بهتر است ساده‌نویسی، تشریح با عناصر تصویری، موارد نگارشی و حسب مورد، توضیح کلمات فنی را رعایت کنیم. استفاده از بیان مجهول را در گزارش‌نویسی کاری توصیه نمی‌کنیم.
طراحی فراتر از انتظار گزارش عملکرد
تیم پرزنتا با توجه به علم و تجربیات حاصل از مشاوره و مجری طراحی و انتقال موثر پیام در قالب طراحی گزارش عملکرد، طراحی پاورپوینت گزارش عملکرد و… کتابچه راهنمای اصول طراحی و استانداردهای گزارش عملکرد آماده کرده است که به شما کمک می‌کند تا بدانید باید به چه نکاتی دقت کنید و چه مواردی را رعایت کنید. شما می‌توانید همین الان این کتابچه را بصورت کاملا رایگان دانلود کنید و درصورتی که هنوز نیاز دارید که تیمی باتجربه شما را در تهیه و نگارش گزارش عملکرد سالانه همراهی کند، کافی است در زمانی کمتر از یک دقیقه از طریق فرم تماس با ما پیامی برای ما ارسال کنید.
