علاوه بر جلسات ارائۀ حضوری، ارائه‌های بسیاری به صورت غیرحضوری و ویدیویی تهیه می‌شوند. این اواخر برگزاری وبینارها و ارائه‌های آنلاین بیشتر شده‌است. استفاده از پلتفرم‌ها و بسترهای آنلاین برای برگزاری جلسات، روی طراحی و آماده‌سازی پرزنتیشن‌ها تأثیر می‌گذارد.
شما می‌توانید با همکارانتان به صورت آنلاین روی یک پروژه کار کنید. می‌توانید ارائه را به صورت ویدیو ضبط کنید و فایل آن را برای کارفرما بفرستید. می‌توانید آنلاین جلسات آموزشی و تجاری برگزار کنید و … . چطور باید جلسه ارائۀ آنلاین موفقی برگزار کنیم؟
آیا طراحی ارائه آنلاین با ارائه حضوری فرق دارد؟
وقتی قرار است آنلاین ارائه کنید، یک عده فکر می‌کنند که قرار است طراحی ارائه ساده‌تر باشد و حساسیت و سختگیری موقع برگزاری جلسۀ حضوری را ندارند.
این دسته از افراد موقع طراحی ارائه‌های آنلاین، معمولاً اطلاعات را در اسلاید پاورپوینت یا در پرزی و … پیاده می‌کنند؛ طراحی اسلایدها ساده و معمولی است و شاید به چینش محتوای ارائه اهمیت ندهند؛ نکات مهمی که باید بگویند را روی کاغذ می‌نویسند تا از روی آن بخوانند؛ به اینترنت وصل می‌شوند و تمام!
یک عده هم ممکن است در طراحی ارائه و حرف زدن جلوی جمع مهارت داشته باشند اما استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین برایشان سخت و حتی ترسناک باشد!
به جنبه‌های مثبت برگزاری ارائه آنلاین فکر کنید که شانس همکاری و موفقیت شما را بیشتر خواهند کرد. نه ساده بگیرید و نه سخت!
چه اشتباهاتی در وبینارهای آنلاین مرتکب می‌شویم؟
قواعد برگزاری ارائه در فضای مجازی فرق زیادی با ارائه حضوری ندارد. همانطور که ممکن است موقع سخنرانی و ارائه در یک سالن سمینار اشتباهاتی مرتکب شوید، پشت سیستم و موقع برگزاری وبینار هم ممکن است اشتباهاتی بکنید:
موقع ارائه یادتان می‌رود که اسلایدها را به صورت خودکار عوض کنید و همۀ حرفها را روی یک اسلاید می‌زنید!
اصلاً یادتان می‌رود که اسلایدها را باید برای دیگران که پشت سیستم خودشان نشسته‌اند، نمایش دهید! شما حرف می‌زنید و آنها یک صفحه سیاه را می‌بینند!
فکر کنید زمانی که شما دارید سوال می‌کنید اما جوابی نمی‌شنوید، چون میکروفون آنها را خاموش است!
سرتان تمام مدت پایین است و به نوشته‌ها نگاه می‌کنید یا نگاهتان مدام به اطراف می‌چرخد!
اگرچه کسی جلوی شما نیست اما دارند شما را با دوربین می‌بینند؛ پس حواستان باید به زبان بدنتان باشد! باید به دوربین نگاه کنید تا مستقیم با مخاطبانتان در ارتباط باشید!
اگر کارتان را درست انجام ندهید، بقیه به جای دیدن اسلایدها و شنیدن حرفهایتان، ایمیل چک می‌کنند یا حتی جلسه را ترک می‌کنند!
چگونه وبینار بهتری برگزار کنیم؟
چگونه با برگزاری وبینار و کنفرانس مجازی، یک تجربۀ بصری خوب فراهم کنیم؟ چه کار کنیم که مخاطب بعد از پایان ارائه آنلاین، باز هم ما و فعالیتمان را دنبال کند؟
برای اینکه با همکاران، مشتری‌های بالقوه و سرمایه‌گذارها جلسۀ ویدیو کنفرانس یا وبینار بهتری داشته باشید، این توصیه‌ها را برای شما داریم:
پیشنهاد می کنیم ببینید: چگونه جلسات کاری را با کرونا برگزار کنیم؟
گذاشتن اطلاعات تماس
مهمترین سوالی که اکثر آدمها می‌پرسند، این است که چطور می‌توانند در جلسۀ مجازی حاضر شوند؟ پس بهتر است یک سری اطلاعات را برای تعامل و تماس بگذارید:
قبل از برگزاری وبینار و کنفرانس، باید یک پیام بفرستید که موضوع، تاریخ، ساعت و لینک برگزاری جلسه در آن ذکر شده‌است. مطمئن شوید که جزئیات لینک برقراری ارتباط را به اشتراک می‌گذارید.
لازم است اطلاعات لازم برای دانلود اپلیکیشن یا عضویت در نرم افزار آنلاین را هم به اشتراک بگذارید.
قبل از شروع ارائه، خودتان اپ Application را امتحان کنید و با مراحل ثبت‌نام و وصل شدن به آن آشنا شوید.
به شرکت کننده‌ها قبل از اجرای جلسه بگویید که با کدام نرم افزار یا پلتفرم آنلاین، ارائه قرار است برگزار شود. شاید آنها تمایلی به استفاده از آن نداشته باشند یا استفاده از آن را بلد نباشند یا با سیستم عامل آنها هماهنگ نباشد.
باید یک نقشه جایگزین مثل فرستادن ویدیو یا پی‌دی‌اف ارائه با ایمیل داشته باشید!
شماره تماس یا ایمیل آنها را برای به اشتراک گذاری لینک بگیرید. راه ارتباطی برای آنها بگذارید که در صورت بروز مشکل با شما تماس بگیرند.
اگر کارتان زیاد است یا شرکت‌کننده‌ها زیاد هستند، در صورت امکان می‌توانید یک نفر را مسئول هماهنگ کننده و روابط عمومی بگذارید که شماره تماس و ایمیل را از دیگران دریافت کند.
توجه!
اگر ویدیوی وبینار ضبط می‌شود می‌توانید به آنها اطلاع دهید؛ اگر قرار است بخشهایی از فیلم جلسه ارائه آنلاین در اختیارشان قرار بگیرد هم می‌توانید اطلاع رسانی کنید.
برگزاری جلسۀ آزمایشی قبل از وبینار اصلی
می‌توانید قبل از شروع جلسه اصلی، از همه بخواهید یک بار آزمایشی به لینک جلسه وصل شوند. شاید لازم باشد ایمیل یا اکانت بسازند یا اکانت و رمز عبورشان را چک کنند. صدا و میکروفون را هم باید چک کنید.
اینطوری مشکلات احتمالی را برطرف می‌کنید تا موقع برگزاری جلسه اصلی به مشکل برنخورید.
چک کردن سرعت و کیفیت اینترنت
سایت‌هایی برای ارزیابی تست سرعت اینترنت هستند که سرعت آپلود، دانلود و … را برسی می‌کنند؛ مثلاً این سایت . اگر با وای فای وصلید مناطق مختلف ساختمان را چک کنید. بهتر است به پنجره ها نزدیک باشید و تمام برنامه‌هایی که با آن سر و کار دارید را چک کنید.
چک کردن کیفیت محل برگزاری جلسه
باید جایی که قرار است ارائه انلاین داشته باشید، سر و صدای کمتری وجود داشته باشد. اگر لازم است از هدفون،هدست و هندزفری استفاده کنید.
صدای یک آمبولانس یا ماشین آتشنشانی مهم نیست اما اگر صدای بچه‌ها، کار کردن کارگران ساختمانی یا صدای موسیقی همسایه کناری مزاحم است، بهتر است دنبال جای دیگری بگردید.
حواستان به نوتیفیکیشن‌های سیستم خودتان باشد و آنها را در صورت لزوم غیر فعال کنید! زنگ تلفن هم مخل است، اگر لازم بود آن را از سیم بکشید!
کسی به غیر از همکارانی که لازم است حضور داشته باشند، در اتاق رفت و آمد نکنند. به دیگران نگویید به خلوت احتیاج دارید بلکه در را قفل کنید و حتی روی کاغذ بنویسید که جلسه دارید تا مزاحم نشوند.
نور و روشنایی محل جلسه باید کافی و مناسب باشد؛ چهره تان باید مشخص و واضح باشد. نور پشت سرتان نباشد و در عین حال نور زیادی هم نباید روی صورتتان بیفتد.
آماده شدن قبل از شروع جلسه ارائه
وقتی دارید یکی از محصولات یا خدماتتان را تبلیغ می‌کنید و درباره مزایای خرید آن صحبت می‌کنید بهتر است که ویدیو یا عکس و مشخصاتش را برای دیگران بفرستید. هر نوشته و تصویری که می‌خواهید به اشتراک بگذارید را از قبل آماده کنید و همان اول جلسه آنها را بارگذاری کنید.
در صورت لزوم، می‌توانید قبل از شروع جلسه فایلها را ایمیل کنید. اگر در شبکۀ اجتماعی گروه ساخته‌اید، فایلها را در گروه بگذارید. اینطوری دیگران درباره آنچه قرار است بگویید، پیش زمینه ذهنی خواهند داشت.
اگر دارید مصاحبه از راه دور انجام می‌دهید، لازم نیست از همان اول اسلایدها و مدارکتان را ببینند، مگر اینکه خودشان درخواست کنند. معمولاً در حین حرف زدن از شما خواسته می‌شود موارد لازم را بفرستید.
اگر کارتان بازاریابی محتوا است، ممکن است از شما تقویم محتوایی خواسته شود؛ مثل کمپین‌ها و پروژه‌هایی که قبلاً مدیریت کردید یا برنامه‌تان برای مدیریت موارد جدی‌تر و مهمتر. بهتر است نمونه کارها و پرتفولیوی خودتان را آماده داشته باشید تا دست پر باشید.
آماده بودن در حین جلسه ارائه
امکانات بعضی از نرم افزارها یا کیفیت اینترنت محل ارائه، به شما اجازه می‌دهد که ارتباط تصویری مستقیم داشته باشید اما گاهی این ارتباط مستقیم و چهره به چهره امکان‌پذیر نیست. شما صرفاً آواتار می‌بینید و نمی‌دانید که حواسشان به شما هست یا نه!
اول جلسه مطمئن شوید همه حاضرند و اسلایدهای پرزنتیشن را می‌بینند. بپرسید صفحه را می‌بینند؟ اصلاً امکان دیدن صفحه را دارند؟ اگر لازم بود و می‌توانستید، کمی صبر کنید تا همه یا اکثریت شرکت کننده‌ها بتوانند در جلسه آنلاین حاضر شوند.
توجه!
لباس مناسب و در صورت لزوم رسمی بپوشید. حتی اگر دوربین از شانه هایتان پایین‌تر را نشان نمی‌دهد، لباستان باید مرتب و مناسب باشد. نمی‌دانید چه قرار است پیش بیاید و چطور پیش برود!
چطور جلسۀ آنلاین موفقی داشته باشیم؟
سخنرانهای موفق ادارۀ جلسه را در دست می‌گیرند و خروجی کارشان تشویق و تحسین از سوی مخاطب است. چرا این افراد در کارشان موفق می شوند؟
پایه اصلی پرزنت کردن، کسی است که درباره محتوای پرزنتیشن صحبت می‌کند نه صرفاً خود پرزنتیشن! همه با استعداد سخنوری به دنیا نیامده‌اند بلکه مطالعه، تمرین و تجربه سه کلید موفقیت آنها به شمار می‌رود.
می‌توانید برای کسب مهارت در سخنرانی کلاس آموزشی بروید؛ می‌توانید جلوی آینه بایستید و تمرین کنید. می‌توانید برای آشناها یا همکارها حرف بزنید. مهم این است که از واکنش‌ها و نظرات دیگران استفاده کنید و تمرینتان را ارزیابی کنید.
تمرین کردنتان را ضبط کنید
بهترین سخنران‌ها هم یک راز دارند: آنها صحبتهایشان را بارها مرور می‌کنند تا نحوۀ ارائه کردنشان طبیعی و بدون اشکال باشد. تمرین سخنرانی کنید و تمرینتان را ضبط کنید!
مهارت ارائه کردن با بازبینی حرفها و حرکاتتان به دست می‌آید. شنیدن حرفها و نقد دیگران، به اجرای بهتر ارائه منجر می‌شود.
می‌توانید اجرای خودتان را ضبط کنید و به عنوان یک بیننده به خود امتیاز دهید. امکانات خاصی لازم ندارید؛ می‌توانید دوربین لپتاپ یا گوشیتان را به سادگی برای ضبط صحبتهایتان استفاده کنید.
چرا باید تمرینتان را ضبط کنید؟
هر نوع ارائه‌ای از ارائه‌های کی‌نوت محور تا ارائه‌هایی در بستر پاورپوینت و پرزی، از لحاظ اجرا و برقراری ارتباط مشابهند. وقتی شروع به صحبت می‌کنید، حاضران یا شرکت‌کننده‌های مجازی هم حواسشان به حرفهای شما است هم حواسشان به رفتار و زبان بدنتان است.
ضبط ویدیو و بازبینی کردن آن باعث می شود که ببینید موقع حرف زدن راحت هستید یا خشک و معذب رفتار می‌کنید. وقتی نکته‌ای را فراموش می‌کنید یا اشتباه می‌کنید واکنشتان چیست . از صفر تا صد برگزاری ارائه را چطور مدیریت می‌کنید. وقتی خودتان را تماشا می‌کنید درحقیقت دارید از جایگاه مخاطب خودتان را می‌بینید و قضاوت می‌کنید.
شاید دیدن خودتان برای دفعات اول خوشایند نباشد و حتی مضطرب شوید اما مطمئن باشید به نفعتان است که خودتان اولین منتقد خودتان در اجرا باشید.
مراقب حرف زدنتان باشید
- ممکن است مثل جلسات حضوری، کمی صدایتان بلرزد یا کمی ترس در چهره‌تان مشخص باشد! نگران نباشیدچون با تمرین کردن می‌توانید بر خود مسلط شوید.
- فقط از روی اسلایدها حرف نزنید. به جای نمایش تمام مدت اسلایدها، خودتان را هم در حین حرف زدن نشان دهید.
- تماس چشمی موقع پرزنت کردن آنلاین، خیلی مهم است. چشم از دوربین برندارید. اینطوری به کسانی که پشت مونیتورشان شما را می‌بینند این حس را القا می‌کنید که دارید به آنها نگاه می‌کنید.
- از زبان بدن و میمیک چهره برای رساندن بهتر پیام کمک بگیرید. شرایط را طوری رقم بزنید که انگار همه در یک فضا دور هم جمع شده‌اید.
- اگر آدمی هستید که تند حرف می‌زنید، باید موقع برگزاری وبینار آنلاین حواستان باشد که آرامتر صحبت کنید. برای پرهیز از تند حرف زدن، می‌توانید سوال و جواب کنید یا اگر کسی توضیحات بیشتری خواست، موضوع را بازتر کنید. حواستان باشد که آرام و با مکث بیش از حد حرف زدن هم کسالت‌اور است!
توجه!
خیلی از نرم افزارهای ویدیو کنفرانس به شما اجازه می‌دهند که هم صفحه نمایش و هم تصویر خودتان را همزمان به اشتراک بگذارید. وقتی دارید صفحۀ اسکرین خود را نمایش می‌دهید و مشغول آپلود کردن اطلاعات هستید، حواستان ممکن است پرت شود و اشتباه کنید. این موقعیت را با تمرین کردن می‌توانید مدیریت کنید.
پیشنهاد می‌کینم ببینید: نرم‌افزارهای وب کنفرانس برای برگزاری جلسات کاری
تهیه متن مناسب برای وبینار و کنفرانس مجازی
وبینارها، ویدیوها و آموزش‌های مجازی راه‌های خوبی برای انتقال محتوا به تعداد بیشتری از مردم است. اشتراک محتوای آنلاین یعنی ارتباط چهره به چهره کمتر است. محتوای ارائه شما باید جذاب و قابل توجه باشد وگرنه به راحتی در انبوه ایمیلها گم می‌شود یا شرکت کننده‌ها جلسه را ترک می‌کنند و آفلاین می شوند!
مصورسازی اطلاعات هم یکی از راه‌های خوب برای انتقال محتوا بدون نوشته و حرف زدن است؛ پس باید داستان خوبی پشت تصویرسازی اطلاعاتتان داشته باشید.
چند نکته برای نوشتن یک متن ارائه خوب
- استفاده از نوشته و متن از پیش آماده برای ارائه، به این دلیل است که به حرف زدنتان نظم بدهید و اگر چیزی را فراموش کردیدید، هول نشوید.
- ساده و تمیز بنویسید!
- مثل موقعی که حرف می‌زنید، جمله‌ها در متن ارائه و اسپیکرنوت باید کوتاه باشد.
- از کلمات سخت و لفاظی خبری نیست!
- لحنتان رسمی و لفظ قلم نباشد.
- صریح حرف بزنید.
- از علائم نگارشی و نقطه‌گذاری استفاده کنید.
- حرفهایتان را تکرار نکنید.
- نتیجه‌گیری داشته باشید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: در یادداشت‌های مخفی پاورپوینت چه بنویسیم؟
نکات زیادی برای برگزاری یک ارائه موفق آنلاین وجود دارد که بسیاری از آنها را در این مقاله نوشتیم. به زودی این مقاله با مطالب جدید دربارۀ کیفیت ضبط ویدیوی ارائه و بهبود کیفیت متن ارائه به‌روزرسانی خواهد شد.
