آخرین بروزرسانی: شهریور ۱۳۹۹
«گزارش‌نویسی» راهی برای ارزیابی اطلاعات، انتقال یافته‌ها و نتایج تحقیقات است. با نوشتن «گزارش ارزیابی عملکرد» در حوزه‌های علمی، آموزشی، اداری و کسب‌وکار می‌توانید برای پیشرفت اهداف و برنامه‌ها، راهکار ارائه کنید. گزارش‌ها برحسب کارکرد، می‌توانند کوتاه و مختصر یا طولانی و مفصّل نوشته شوند.
چرا گزارش فوری و کوتاه بنویسیم؟
اگر می‌خواهید یک گزارش فوری از روند کلی پیشرفت پروژه تهیه کنید، باید «گزارش کوتاه عملکرد» بنویسید. اگر می‌خواهید اطلاعات لحظه‌به‌لحظۀ یک پروژه را به مافوق خود گزارش کنید، بهتر است گزارش‌های کوتاه و فوری بنویسید. این سبک گزارش‌ها واسطه‌های موثری برای برقراری ارتباط با مدیران داخلی و مدیرکل هستند که معمولاً سرشان شلوغ است.
وقتی گزارش کوتاه می‌نویسید، قرار است خلاصه‌ای از روند طراحی و تولید و پیشرفت پروژه، موانع و فرصت‌های پیش رو، تخمین هزینه‌ها و سود و زیان مالی هفتگی و ماهانه تهیه کنید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟
در گزارش کوتاه چه بنویسیم؟
در یک گزارش عملکرد مفصّل، همۀ جوانب یک موضوع، بررسی و تمام اطلاعات ضروری و غیرضروری گردآوری می‌شود اما برای نوشتن گزارش کوتاه، فقط جزئیات مرتبط و ضروری نوشته می‌شود.
اطلاعات و داده‌های مربوط به موضوع موردنظرتان را جمع‌آوری کنید. این کار را با استفاده از اطلاعات در دسترس مثل گزارش مالی، گزارش امکان‌سنجی و موارد در دست بررسی انجام دهید. در صورت لزوم، از گفته‌های مراجع معتبر و مرتبط (کارشناس‌ها و متخصصین) می‌توانید برای تأیید یا رد مطالب مطرح شده در گزارش، کمک بگیرید.
برای نوشتن گزارش فوری می‌توانید یک تاریخچه و سابقۀ مختصر از آنچه در پروژه پیش آمده یا ماموریت شغلی که بر عهده‌تان گذاشته‌اند را بنویسید؛ با افزودن اطلاعاتی که جمع کرده‌اید، یک تحلیل مختصر از وضعیت کلی پروژه بنویسید؛ به مشکلات، یافته‌ها و روند پیشرفت کار به صورت خلاصه و فشرده اشاره کنید و بنویسید که مزایای پروژۀ موردنظر چیست.
اگر پروپوزالی(طرح پیشنهادی) برای حل و بهبود موضوع مطرح شده در گزارش دارید، می‌توانید آن را بنویسید. یادتان باشد که فقط در صورت درخواست رئیستان، پیشنهاد و توصیۀ خود را ارائه کنید. برای طرح و راهکار پیشنهادی خود، حداکثر دو توصیۀ مهم و کوتاه ارائه دهید که چکیده و خلاصه شدۀ همه پیشنهادهایی است که قرار است در یک گزارش مفصل لیست کنید.
توجه!
- فراموش نکنید که موضوع اصلی گزارش خود را حتماً بالای صفحه بنویسید تا خواننده بداند گزارش دربارۀ چیست!
- نام مدیری که گزارش را برای او می فرستید و نام و سِمَتی که دارید را در بالای گزارش (سمت راست) بنویسید.
می‌توانید برای نوشتن و تنظیم گزارش از برنامه‌های آفیس مثل: پاورپوینت Powerpoint، اکسل Excel و Word کمک بگیرید. همچنین می‌توانید با دانلود قالب‌های رایگان که برای شما در نظر گرفته‌ایم، گزارشی حرفه‌ای و کاربردی تهیه کنید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : چگونه یک گزارش حرفه‌ای بنویسیم؟
چگونه گزارش بنویسیم؟
تهیۀ گزارش عملکرد کوتاه، اغلب برای سرعت بخشیدن به امور است. مدیر مربوطه وقت ندارد یا نمی‌خواهد که همۀ اطلاعات مربوط به پروژه را بداند؛ پس مطالب اصلی و کلیدی را فهرست‌وار بنویسید. به جای نوشتن پاراگراف‌های طولانی و خسته‌کننده، از بولت پوینت و اِلمان‌های گرافیکی کمک بگیرید. اینطوری خواننده، راحت‌تر و سریع‌تر نکات مهم گزارش را متوجه می‌شود.
در گزارشتان از کلمات خیلی تخصصی، اصطلاحات پیچیده و ناآشنا که مخاطب را گیج و کلافه می‌کند، استفاده نکنید. منظور خود را با جمله‌های کوتاه و ساده به مخاطب منتقل کنید. گزارش کوتاه باید صریح و قابل فهم نوشته شود. حاشیه نروید و مخاطب را سردرگم نکنید.
یادتان باشد که اگر موقع نوشتن گزارش، اطلاعات زیادی را بدون نظم و ترتیب مشخصی ردیف کنید، مخاطب نمی‌تواند اصل مطلب را به راحتی بفهمد! فرض کنید که قرار است گزارشی دربارۀ بازخوردهای مثبت و منفی یک کالای ارائه شده در یک ماه اخیر، تهیه کنید؛ اطلاعات مربوط به ۱۲ ماه گذشته را نباید بنویسید. اطلاعات گزارش کوتاه شما فقط باید به ۳۰ روز گذشته مربوط باشد.
گاهی اوقات لازم است با کمک همکاران یا اعضای گروه، یک گزارش عملکرد کوتاه برای ارائه به مافوق خود تهیه کنید؛ مثلاً هر نمایندۀ فروش یا بازاریاب، باید گزارشی از میزان فروشش در هفتۀ گذشته ارائه کند و درنهایت، یک گزارش کلی از فروش هفتگی محصولات شرکت تهیه شود.
برای تهیۀ یک گزارش گروهی حرفه‌ای، باید لحن و ساختار جمله‌ها یکسان باشد و گزارشی یکدست نوشته شود. اینطوری محتوای گزارش هم راحت‌تر فهمیده می‌شود. اسامی افراد درگیر در مراحل کار را بنویسید: مثل اعضای گروه، مدیران بخشها و مشاوران.
نوشتن یک پایان مناسب برای گزارش
بعد از نتیجه‌گیری و ارائۀ راهکار، در پایان طراحی گزارش عملکرد فوری بهتر است منابع یا اسنادی را به مخاطب پیشنهاد کنید که اگر به اطلاعات بیشتری احتیاج داشت، آنها را مطالعه کند. می‌توانید اطلاعاتی مثل نمودار، پرسشنامه و اسامی منابعی که به آنها ارجاع دادید را بنویسید یا پیوست کنید که مستقیم یا غیرمستقیم به موضوع گزارش عملکردتان مربوط می‌شود. یک پروژۀ تحقیقی کاری یا دانشجویی می‌تواند شامل بخش پی‌نوشت یا پانویس، برای توضیح بیشتر نوشته‌های درون متن اصلی و بخش رفرنس (منابع و مآخذ)، برای ارجاع خواننده به منبع اصلی نوشته‌ها باشد. برای تکمیل گزارش کاری نیز، می‌توانید به گزارش‌ها و اطلاعات تحقیقات قبلی ارجاع بدهید یا لینک به پیوست ارسال کنید.
شما می‌توانید با مطالعه کتابچه طراحی گزارش عملکرد که توسط تیم پرزنتا گردآوری و طراحی شده است با اصول اولیه و نکات مهم در طراحی انواع گزارشات عملکرد ماهانه و سالانه آشنا شوید.
دانلود کتابچه رایگان طراحی گزارش عملکرد
برگرفته از: Bizfluent
بسیار عالی و مفید و کاربردی بود متشکر.
امیر عزیز
ممنون از شما.