«گزارش‌نویسی» راهی برای ارزیابی اطلاعات، انتقال یافته‌ها و نتایج تحقیقات است. با نوشتن «گزارش ارزیابی عملکرد» در حوزه‌های علمی، آموزشی، اداری و کسب‌وکار می‌توانید برای پیشرفت اهداف و برنامه‌ها، راهکار ارائه کنید. گزارش‌ها بر حسب کارکرد، می‌توانند کوتاه و مختصر یا طولانی و مفصّل نوشته شوند. اگر می‌خواهید یک گزارش فوری از روند کلی پیشرفت پروژه تهیه کنید، باید «گزارش کوتاه» بنویسید. اگر می‌خواهید اطلاعات لحظه به لحظۀ یک پروژه را به مافوق خود گزارش کنید، بهتر است گزارش‌های کوتاه بنویسید. وقتی گزارش کوتاه می‌نویسید، در حقیقت دارید خلاصه‌ای از روند فعالیت‌تان تهیه می‌کنید.


پیشنهاد می‌کنیم ببینید : چگونه گزارش عملکرد بنویسیم؟


چگونه گزارش کوتاه بنویسیم
در گزارش کوتاه چه بنویسیم؟

در یک گزارش عملکرد مفصّل، همۀ جوانب یک موضوع، بررسی و تمام اطلاعات ضروری و غیرضروری گردآوری می‌شود اما در یک گزارش کوتاه، فقط جزئیات مرتبط و ضروری نوشته می‌شود. گزارش کوتاه باید صریح و قابل فهم نوشته شود. حاشیه نروید و مخاطب را سردرگم نکنید. اگر موقع نوشتن گزارش، اطلاعات زیادی را بدون نظم و ترتیب مشخصی ردیف کنید،  مخاطب نمی‌تواند اصل مطلب را به راحتی بفهمد!
فرض کنید که قرار است گزارشی دربارۀ بازخوردهای مثبت و منفی یک کالای ارائه شده در یک ماه اخیر، تهیه کنید؛ اطلاعات مربوط به ۱۲ ماه گذشته را نباید بنویسید. اطلاعات گزارش کوتاه شما فقط باید به ۳۰ روز گذشته مربوط باشد.
فراموش نکنید که موضوع اصلی گزارش خود را حتماً بالای صفحه بنویسید تا خواننده بداند گزارش دربارۀ چیست! می‌توانید برای نوشتن و تنظیم گزارش از برنامه‌های آفیس مثل: پاورپوینت Powerpoint، اکسل Excel و Word کمک بگیرید. همچنین می‌توانید با دانلود قالب‌های رایگان که برای شما در نظر گرفته‌ایم، گزارشی حرفه‌ای و کاربردی تهیه کنید.


پیشنهاد می‌کنیم ببینید : چگونه در طراحی پاورپوینت تایم لاین بسازیم؟


چگونه گزارش بنویسیم؟

تهیۀ گزارش کوتاه، اغلب برای سرعت بخشیدن به امور است. مخاطب شما وقت ندارد یا نمی‌خواهد که همۀ اطلاعات پروژه را بداند؛ پس مطالب اصلی و کلیدی را فهرست‌وار بنویسید. به جای نوشتن پاراگراف‌های طولانی و خسته‌کننده، از بولت پوینت‌ و اِلمان‌های گرافیکی کمک بگیرید. اینطوری خواننده، راحت‌تر و سریع‌تر نکات مهم گزارش را متوجه می‌شود.
در گزارشتان از کلمات خیلی تخصصی، اصطلاحات پیچیده و ناآشنا که مخاطب را گیج و کلافه می‌کند، استفاده نکنید. منظور خود را با جمله‌های کوتاه و ساده به مخاطب منتقل کنید.
در امور مربوط به کسب و کارها، ممکن است با کمک همکاران یا اعضای گروه، یک گزارش عملکرد کوتاه برای ارائه به مافوق خود تهیه کنید؛ مثلاً هر نمایندۀ فروش یا بازاریاب، باید گزارشی از میزان فروشش در هفتۀ گذشته ارائه کند و درنهایت، یک گزارش کلی از فروش هفتگی محصولات شرکت تهیه شود. برای تهیۀ یک گزارش گروهی حرفه‌ای، باید لحن و ساختار جمله‌ها یکسان باشد و گزارشی یکدست نوشته شود. اینطوری محتوای گزارش هم، راحت‌تر فهمیده می‌شود.

گزارش عملکرد - ارجاع به منبع
یک پایان مناسب با ارجاع به منبع!

در پایان گزارش کوتاه، بعد از مرحلۀ نتیجه‌گیری و ارائۀ راهکار، منابع یا اسنادی را به مخاطب پیشنهاد کنید که اگر به اطلاعات بیشتری احتیاج داشت، آنها را مطالعه کند. همچنین، می‌توانید اطلاعاتی را بنویسید یا پیوست کنید که غیرمستقیم به موضوع گزارش عملکردتان مربوط می‌شود و ضروری نیست.
یک پروژۀ تحقیقی کاری یا دانشجویی می‌تواند شامل بخش پی‌نوشت یا پانویس، برای توضیح بیشتر نوشته‌های درون متن اصلی و بخش رفرنس (منابع و مآخذ)، برای ارجاع خواننده به منبع اصلی نوشته‌ها باشد. برای تکمیل گزارش کاری نیز، می‌توانید به گزارش‌ها و اطلاعات تحقیقات قبلی ارجاع بدهید یا لینک به پیوست ارسال کنید.

برگرفته از: Bizfluent

به اشتراک بگذارید

پاسخ