طراحی اسلاید پاورپوینت بخشی از روند آماده‌سازی و طراحی پرزنتیشن است. ارائه کردن اسلایدها این روند را تکمیل می‌کند. همانطور که بهتر است با تهیه‌ی یک چک لیست برای مرحله‌ی طراحی پاورپوینت آماده باشید، برای مرحله‌ی ارائه‌ی اسلایدها هم بهتر است برنامه‌ریزی کنید. در اینجا نمونه لیستی از کارهایی که باید قبل از ارائه‌ی پرزنتیشن کنترل کنید را برای شما آماده کرده‌ایم.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: تهیه چک لیست، قبل از طراحی پاورپوینت
قبل از تهیه‌ی چک لیست، باید چند مورد را در نظر بگیرید:
۱- آیا اسلایدهای شما آماده و نهایی شده‌است؟ آیا زمان مشخص و کافی برای حرف زدن روی اسلایدها در نظر گرفته‌اید؟ بهتر است پرزنتیشن خود را در دو سوم زمان مشخص شده ارائه کنید؛ یعنی اگر یک ساعت زمان در اختیارتان است، برنامه‌ریزی و تمرین کنید که ظرف ۴۵ دقیقه کارتان تمام شود. این کار برای این است که سخنرانی و ارائه دادن جلوی جمعیت شرایط متفاوتی دارد و در حین اجرای برنامه ممکن است مسائل پیش‌بینی نشده اتفاق بیفتد. برای باقی‌مانده‌ی زمان برنامه، به تعامل و تبادل نظر با مخاطبان مشغول شوید و به سوالاتی که ممکن است بپرسند پاسخ دهید.
۲- آیا می‌دانید که کجا قرار است ارائه کنید؟ قبلا هم آنجا پرزنت کرده‌اید؟ از شرایط و تجهیزات مربوط به سالن خبر دارید؟ آیا با خود لپتاپ و وسایل جانبی باید ببرید؟ شاید لازم باشد آنجا قبل از اجرای اصلی، به صورت آزمایشی ارائه کنید تا شرایط را بسنجید.
۳- در مورد مخاطبانتان چه اطلاعاتی دارید؟ اگر از پرزنتیشنی که از قبل داشتید، می‌خواهید استفاده کنید شاید لازم باشد در محتوای اسلایدها تغییراتی متناسب با فضا و مخاطبان جدید، ایجاد کنید!
۴- اگر در حین ارائه کردن، به مشکل برخوردید یا سیستم پخش دچار نقص فنی شد، آیا کسی هست که بتواند مشکل را رفع کند؟ یادتان باشد این مسئله خیلی مهم است. از کنار آن ساده نگذرید.
برخی از مواردی که می‌توانید آنها را قبل از شروع ارائه، لیست و چک کنید در ادامه مشاهده خواهید کرد. بعد از کسب تجربیات و برگزاری ارائه‌های بیشتر، مطمئناً لازم است مواردی را به این چک لیست اضافه کنید یا مواردی را تغییر دهید حتی حذف کنید.
بررسی و در نظر گرفتن شرایط محل ارائه
قبل از برگزاری جلسه‌ی ارائه، اولین نکته ای که بهتر است آن را در نظر بگیرید، این است که می توانید به سالن دسترسی داشته باشید؟ قبل از شروع برنامه، می‌توانند آنجا را در اختیارتان بگذارند؟ اگر شرایط حضوری دیدن محل را قبل از برگزاری ارائه ندارید، می‌توانید درباره‌ی ظرفیت سالن و جای‌گیری حاضران در سالن، پرس‌وجو کنید. نکته‌ی دیگر اینکه، آیا محل برگزاری ارائه، امکان دسترسی به اینترنت را برای شما فراهم می‌کند یا خیر.
ببینید سیستم نمایشی آنجا چیست و چطور کار می‌کند؟ اسلایدهای عریض را پشتیبانی می‌کند؟ اینکه اسلایدهای ۱۶:۹ طراحی کنید اما سیستم از اسلاید استاندارد۴:۳ پشتیبانی کند، کیفیت کار شما پایین می‌آید و به مشکل برمی‌خورید.
در نظر گرفتن صفحه‌آرایی و میزان محتوا
سعی کنید تا جایی که امکان دارد درباره‌ی مخاطبان یا مشتری‌هایتان اطلاعات کسب کنید. اگر شناختی از مخاطب ندارید پس باید تلاش کنید در طراحی محتوای اسلایدهای پاورپوینت، مخاطب با هر سطح از دانش و سلیقه‌ای را در نظر بگیرید؛ یعنی فقط نکات اصلی و اساسی کارتان را پررنگ و هایلایت کنید. از تصاویر، بیشتر استفاده کنید تا محتوای ارائه را مفهومی‌تر کنند. سپس به لی‌اوت و صفحه‌آرایی اسلایدها توجه کنید. بهتر است محتوا و لی‌اوت مینی‌مال برای کارهایتان در نظر بگرید؛ طراحی اسلایدهایی ساده‌تر با حواشی و اضافات کمتر در ظاهر و محتوا.
باید از قبل، برای نمایش اسلایدها در هر نوع پرده و کادری آماده باشید. ممکن است اسلایدهای شما متنهای کوچک، فونت ریز و تصاویر کوچک(مثلاً اسکرین شات از برنامه‌ای کامپیوتری) داشته باشد و صفحه‌ی نمایشگر پیش روی شما، کوچکتر از آن باشد که تصور می‌کردید! آن وقت ناخوانا بودن اسلایدها و پایین آمدن کیفیتشان دردسرساز می‌شود. طراحی اسلاید با محتوا و طرح‌بندی مینی‌مال می‌توانند به شما در پیشگیری از وقوع خرابکاری کمک کنند.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: ده ترفند برتر برای داشتن پرزنتیشن موفق
چک کردن سیستم
اگر ارائه‌ی شما در سیستم عامل و برنامه‌ی پاورپوینتی متفاوت از سیستم سالن اجرا، طراحی شده‌است، حتماً از نمایش درست اسلایدهایتان اطمینان حاصل کنید.
۱- اگر فایل‌های تصویری و چندرسانه‌ای، اکسل و پی‌دی اف همراه دارید، آنها را چک کنید که همه خوب و درست کار کنند
۲- اگر پرزنتیشن شما به صدا احتیاج دارد، از کار کردن سیستم صوتی محل اجرا اطمینان حاصل کنید. شاید لازم باشد با خود اسپیکر ببرید! صدای خروجی لپ‌تاپتان ممکن است رسا نباشد.
۳- شارژر لپتاپ با خود همراه داشته باشید. آداپتور و سیم رابط و چیزهای جانبی متعلق به سیستمتان حتمً همراهتان باشد. اگر ریموت کنترل خود را می‌برید، آن را از قبل امتحان کنید و باتری اضافی هم با خود داشته باشید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: سه استراتژی برای طراحی پاورپوینت حرفه‌ای
همراه داشتن یک فایل پشتیبان از ارائه
خیلی مهم است از ارائه‌ی خود بک‌آپ بگیرید و چند فایل خروجی ذخیره شده همراه داشته باشید تا در صورت بروز مشکل، از آنها استفاده کنید. حداقل دو مورد از موارد ذیل را انجام دهید.
۱- یک کپی از فایل ارائه را در فولدر دیگری با اسم جدید ذخیره کنید.
۲- یک کپی در فلش بریزید و همراه داشته باشید.
۳- یک کپی از فایل را در فضای ذخیره‌سازی ابری مثل گوگل درایو، مایکروسافت وان درایو ، دراپ باکس و … به اشتراک بگذارید.
۴- می‌توانید یک ایمیل به خود بزنید و کپی فایل را برای خودتان پیوست کنید.
۵- یک نسخه از پرزنتیشن خود را پرینت بگیرید و همراه داشته باشید. شاید اصلا سیستم نمایشگری در محل برگزاری ارائه وجود نداشته باشد، آن وقت می‌توانید از طریق همان اسلایدهای چاپ شده ارائه ی خود را پیش ببرید و شرایط را مدیریت کنید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: چگونه اشتباه در سخنرانی را مدیریت کنیم؟
برگرفته از: indezine
