اگر می‌خواهید در طراحی ارائه و متقاعد کردن بقیه توانمند و حرفه‌ای شوید، توصیه می‌کنیم از ۱۵ اشتباه رایجی که در این مقاله آمده‌است، پرهیز کنید.
۱ . کمال گرایی کلید ناکامی در ارائه!
آخرین باری را که یک ارائه ی بی عیب و نقص طراحی کردید، به خاطر می‌آورید؟ معلوم است که یادتان نمی‌آید، چون چنین ارائه‌ای وجود خارجی ندارد! چه حرفه‌ای باشید و چه تازه کار، اشتباه کردن جزیی از کار است. فراموش نکنید که ما انسانیم نه ربات!
ممکن است در آغاز کار، مدام اشتباه کنید اما ناامید نشوید. همه‌ی ارائه‌کننده‌ها در هر سطحی از دانش و تجربه که باشند، مرتکب این اشتباه‌های رایج می‌شوند؛ پس به خودتان سخت نگیرید و اصلاً نگران تپق زدن یا جا انداختن برخی مثال‌ها و نکاتی که در حین تمرین قبل از برگزاری ارائه با خود مرور کرده‌اید، نباشید.
۲ . هدف از ارائه معلوم نیست!
وقتی هدفتان از ارائه برای خودتان هم واضح و تعریف شده نیست، ریسک شکست خوردنتان بیشتر می‌شود. پس، چه کار باید بکنید؟
قبل از اینکه طراحی ارائه را شروع کنید و در پِیِ تولید محتوا باشید، ببینید هدفتان چیست. آیا قرار است بازاریابی محصولاتتان را انجام دهید؟ آیا می‌خواهید خبررسانی کنید؟ موضوعی را آموزش می‌دهید؟ سخنرانی انگیزشی دارید یا قصدتان سرگرم کردن حضّار است و …
می‌توانید خود را به یک هدف محدود نکنید. وقتی پرزنتیشن شما قرار است آموزشی باشد، باید محتوا و شکل ارائه جدی‌تر از زمانی باشد که می‌خواهید برای دیگران سخنرانی الهام بخش یا سرگرم کننده و مفرّح کنید. البته بهترین حالت این است که حتی در طراحی حرفه‌ای و جدی، کمی داستان و رگه‌های غیرجدی هم وجود داشته باشد تا محتوای شما خسته کننده و بی روح از آب درنیاید.
برای تعیین هدف، همیشه باید حواستان به مخاطبان باشد. انتظارات و توقعات آنها می‌تواند شما را در برنامه‌ریزی و طراحی هدفمندتر کمک کند.
۳ . به اندازه‌ی کافی آماده نیستید!
وقتی بدانید درباره‌ی چه می‌خواهید حرف بزنید، آن وقت آماده شدن برای شما کاری ندارد. می‌توانید تصویرسازی کنید: درباره‌ی چارچوب کلی ارائه، طراحی اسلاید پاورپوینت، حرف‌هایی که قرار است روی اسلایدها بزنید و …
مشکل اینجاست که وقتی پای عمل می‌رسد، دچار اضطراب می‌شوید! شاید برای این است که کار را دست کم گرفته‌اید، به اندازه‌ی کافی برای آن وقت نگذاشته‌اید، اسلایدهای ارائه‌تان هم کپی پیست‌هایی از مطالب اینترنتی و این ور و آن ور هستند.
تعلّل در انجام کار، اعتبار حرفه‌ای شما را ممکن است خدشه دار کند. نتیجه‌ی محوّل کردن کار به دقیقه‌ی نود، طراحی و برگزاری یک ارائه‌ی شتابزده و نامناسب خواهد بود. شاید شانس با شما یار باشد و از خرابکاری و شکست فرار کنید اما همیشه اینطور نخواهد شد!
تنها بهانه‌ای که می‌توانید برای آماده نبودن بیاورید، نداشتن فرصت کافی است! می‌توانید بگویید مشغول طراحی پروژه برای یک مشتری هستید اما رییستان در آخرین لحظه به شما وظیفه‌ی آماده کردن ارائه را محوّل کرده‌است. شاید سرزنش نشوید اما ممکن است خوش شانس هم نباشید و اخراج شوید!
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : طراحی استوری برد قبل از طراحی پاورپوینت!
۴ . به مخاطب اهمیت نمی‌دهید!
شما ارائه می‌کنید تا امتیاز و بازخورد مثبت بگیرید. پس باید مقداری وقت بگذارید تا مطمئن شوید موضوع و محتوای ارائه، مناسب و کارآمد هست یا نه. چگونه برنامه‌ی شما قرار است زندگی دیگران را تغییر دهد؟ چرا باید اصلاً آنها به شما گوش کنند؟ چرا باید به اسلایدهای شما اهمیت بدهند؟
شناخت مخاطب می‌تواند شما را از ناکامی به موفقیت برساند. اگر با پیامی که منتقل می‌کنید، ارتباط برقرار کنند آن وقت به شما توجه خواهند کرد، وگرنه به سادگی، صحبت‌ها و زحمت‌های شما را نادیده می‌گیرند.
فرض کنید دارید درباره‌ی محصول جدید شرکتتان پرزنت می‌کنید، اگر از متقاضی‌ها و مشتری‌ها شناخت و اطلاعاتی داشته باشید، می‌توانید از مثال‌ها و داستان‌هایی متناسب با شخصیت و حرفه‌ی آنها کمک بگیرید که برای آنها جذاب باشد.
اگر طیف مخاطبانتان متفاوت است، نمی‌توانید هر شوخی و لطیفه‌ای را تعریف کنید؛ شاید عده‌ای برنجند! اگرچه، هدف شما ناراحت کردن و توهین به مخاطب نیست اما اعتبار شما زیر سوال خواهد رفت.
۵ . از شرایط محل برگزاری ارائه بی‌خبرید!
یک اشتباه رایج دیگر این است که از قبل، محل برگزاری پرزنتیشن خود را چک نکرده‌اید. اگر امکانش را دارید که به آنجا بروید، می‌توانید شرایط برگزاری را بررسی و نواقص احتمالی را برطرف کنید.
سیستم صوتی، ویدیو پروژکتور، سن اجرا، میکروفون و … را وارسی کنید. به پشت صحنه بروید و ببینید فضای مناسبی برای مرور مطالب و تمرکز شما قبل از اجرا وجود دارد یا نه. بهتر است این کارها قبل از شروع طراحی پاورپوینت باشد تا بتوانید محتوایی مناسب با فضا و امکانات سالن برگزاری، تهیه کنید.
بررسی کنید صدای شما به همه جای سالن می‌رسد یا نه. اگر در یک کافی شاپ دنج یا یک دفتر کوچک یا رستورانی شلوغ قرار است ارائه کنید، سر و صدا را بسنجید. شاید لازم باشد پیشنهاد بدهید که محل سخنرانی تغییر کند.
ممکن است بررسی محل برگزاری ارائه به نظرتان غیرضروری برسد اما توجه به جزییات، می‌تواند در موفقیت شما تعیین کننده باشد. هرچه حضّار راحت‌تر باشند، بهتر تمرکز می‌کنند و حواسشان را به شما می‌دهند.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : تهیه‌ی چک لیست قبل از شروع ارائه
۶ . حواستان به چک کردن فایل ارائه نباشد!
در خیلی از موارد مثل سفرهای کاری، تیم پشتیبان همراه خود ندارید که به دادتان برسند. مهم نیست که قرار است به یک نفر گزارش بدهید یا مقابل یک عده سخنرانی کنید، حتماً باید به فایل ارائه دسترسی داشته باشید.
اگر قرار است سرمایه‌گذاران را مجاب کنید، باید اعتماد آنها را به دست بیاورید. اگر فایل ارائه خراب باشد، چطور می‌توانید نظر آنها را جلب کنید؟
فرقی نمی‌کند ارائه با پاورپوینت باشد یا ارائه با کی نوت یا گوگل اسلایدز یا با هر نرم‌افزار طراحی ارائه‌ی دیگری. حتی اگر اسلایدهای تأثیرگذار و جذابی هم طراحی کرده باشید، وقتی نتوانید آنها را نمایش دهید، تمام زحمت‌های شما بر باد خواهد رفت.
پس یادتان باشد که قبل از شروع جلسه، حتماً چک کنید که فایل سالم است و آن را جا نگذارید!
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : تبدیل پاورپوینت به ویدیو (۲۰۱۳، ۲۰۱۶ و Mac)
۷ . انیمیشن زیادی به کار می‌برید!
طراحی اسلاید پاورپوینت با انیمیشن‌های پشت سر هم، مخاطبانتان را گیج و کلافه می‌کند! بعد از اتمام طراحی پاورپوینت و قبل از اجرا، خودتان یکبار ارائه‌ی خود را تماشا کنید. ببینید می‌توانید از ابتدا تا انتها، مطالب را بدون گیج شدن و به اشتباه افتادن دنبال کنید و متوجه شوید!
اگر انیمیشن و حرکت دهی به اسلایدها بیش از حد و غیرضروری باشد، نتیجه‌ی معکوس به همراه دارد. اما اگر به اندازه، به محتوای اسلایدها و جابجایی اسلایدها انیمیشن بدهید، یک ارائه‌ی جذاب و هدفمند خواهید داشت.
موقع طراحی با پاورپوینت، باید بدانید اینکه هر نوشته و تصویر روی اسلاید، افکت و انیمیشن داشته باشد، نتیجه‌اش فقط اسلایدهایی خسته کننده و آزاردهنده خواهد بود. قبل از به کار بردن ترنزیشن (حرکت دهی به اسلایدها) یا قرار دادن انیمیشن (حرکت دهی به محتوای داخل اسلایدها)، از خودتان سوال کنید که آیا به محتوای شما چیز مفیدی اضافه می‌کنند یا فقط با تزیین بیهوده، ارزش اطلاعات را از بین می‌برند. خیلی اوقات، استفاده از انیمیشن ساده می‌تواند ارزش و اهمیت طراحی پاورپوینت شما را دو چندان کند.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : باید و نبایدهای انیمیشن‌گذاری در پاورپوینت
موفقیت، یک شَبِه به دست نمی‌آید!
به خاطر داشته باشید وقتی می‌خواهید یک پرزنتیشن کاملاً بی نقص ارائه کنید، فشار زیادی متحمل خواهید شد؛ هر چه بیشتر خطا کنید، ناامیدتر خواهید شد. فرض کنید که ارائه‌ای ایده‌آل و خالی از اشتباه، طراحی و برگزار کنید؛ قرار است بعد از آن، چه اتفاق خاصی بیفتد؟ فقط و فقط، فشار و نگرانی‌های بیشتر برای طراحی ارائه های بعدی و افتادن در چرخه‌ای از کمال گرایی منفی سراغتان خواهد آمد که نمی‌توانید از آن خلاص شوید!
بیشتر ارائه کننده‌های موفق از ایده‌آل گرایی دوری می‌کنند. میل و اشتیاق به پیشرفت تدریجی، طراح ارائه و سخنور بهتری از شما خواهد ساخت. با مطالعه همیشگی درباره‌ی تکنیک‌های طراحی ارائه و تکنیک‌های سخنرانی، دانش و اطلاعات خود را به روز کنید. فراموش نکنید که افراد موفق، به کار رقیبان و هم صنف‌های خود هم بی‌توجه نیستند و همواره به دنبال راهی برای ترقی و پیشرفت می‌گردند.
ترجیح نمی‌دهید شما هم اینطوری باشید؟ پس به جای اوقات تلخی با کسانی که در وبسایت، وبلاگ یا شبکه‌های اجتماعی نظر منفی می‌گذارند، از اشتباه خود درس بگیرید و دفعه‌ی بعد، کار بهتری تحویل دهید.
با پرزنتا همراه باشید تا در مقاله‌ی بعدی، تعداد دیگری از اشتباهات رایج ارائه را با هم مرور کنیم.
برگرفته از : ۲۴slides
