ترفندهای زیادی برای ساختن پاورپوینت حرفه‌ای و جذاب وجود دارد. قبلاً در مقاله‌ای دربارۀ بعضی از ترفندهای کاربردی پاورپوینت نوشتیم. در این مقاله هم نکته‌ها و ترفندهای جدیدی به شما آموزش خواهیم داد.


پیشنهاد می‌کنیم ببینید: آموزش ترفندهای طراحی پاورپوینت حرفه‌ای


پاک کردن اطلاعات شخصی از پاورپوینت

گاهی لازم است اطلاعات شخصی خود را از فایل ارائه پاورپوینت پاک کنید و بعد آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.

نرم افزار آفیس ممکن است اطلاعات شخصی شما را در هر فایل پاورپوینت،  ورد Word و … ذخیره کند. اینطوری بقیه می‌توانند به اطلاعات شخصی شما دسترسی داشته باشند.

اطلاعات شخصی در پاورپوینت شامل کامنت‌ها، ایمیل، نام کاربری که اطلاعات فایل را ادیت کرده و تاریخ تغییر فایل، نوشته‌ها در اسپیکرنوت (اگر عکس هست، پاک نمی‌شود)، داده های XML ، مشخصات سرور سند Document، مسیر فایل برای انتشار صفحات وب و … می‌شود.

چگونه اطلاعات شخصی را از فایل پاورپوینت حذف کنیم؟

اولین کاری که برای حذف اطلاعات از پاورپوینت می‌کنید، این است که یک کپی از فایل ارائه پاورپوینت خود بگیرید. اینطوری اگر مشکلی در حین کار پیش بیاید، خیالتان راحت است که بک آپ فایل اصلی را بدون ادیت دارید.

توجه!

ساده ترین نکته ای که ممکن است فراموش کنید نام گذاری فایل کپی است. حتما آن را با اسمی متفاوت و مرتبط با محتوای ارائه ذخیره کنید تا در انبوه فایل‌هایتان گم نشود!

بعد از کپی کردن فایل پاورپوینت، حالا نوبت پاک کردن اطلاعات است.

پاک کردن اطلاعات پاورپوینت
فایل کپی را باز کنید. از منوی بالای پاورپوینت گزینۀ file  را انتخاب کنید. حالا گزینۀ Info  را در منوی چپ پاورپوینت می‌بینید. دکمۀ check for issues را بزنید.


در پنجرۀ باز شده روی گزینۀ inspect document کلیک کنید.

یک پنجره ظاهر می ‌شود. با تیک زدن مواردی که می خواهید مشخص کنید کدام نوع محتوا را می خواهید پاورپوینت پیدا کند. کارتان که تمام شد inspect  را بزنید.

حذف اطلاعات از پاورپوینت
نتیجه ظاهر می شود. کنار گزینه‌ها می‌بینید که تیک خورده؛ یعنی موردی پیدا نشده‌است. بنابراین لازم نیست چیزی حذف شود.

اگر کنار گزینه‌ای علامت تعجب ظاهر شده بود؛ یعنی اطلاعات آن بخش موجود است. آن را بررسی کنید و گزینۀ حذف همه remove all مربوط به هر بخش را بزنید.

ترفند ساخت پاورپوینت-حذف اطلاعات پاورپوینت
حالا پیامی دریافت خواهید کرد که اطلاعات شما با موفقیت پاک شده است. می توانید با انتخاب مجدد گزینۀ  reinspect، از پاک شدن اطلاعات اطمینان حاصل کنید.

توجه!

  • اطلاعاتی که پاک شود بر نمی گردد!
  • این ترفند از پاورپوینت ۲۰۱۶ به بعد کار می‌کند.

در مرحلۀ آخر فایلتان را ذخیره کنید. حجم فایل ارائه چاورپوینت شما کمتر شده است. حالا با خیال راحت فایل پاورپوینت خود را با بقیه به اشتراک بگذارید.

شمردن کلمات موجود در فایل ارائه پاورپوینت

تا حالا شده بخواهید تعداد کلمات ارائه پاورپوینت یا اسپیکرنوت خود را بدانید؟  اینطوری می‌توانید زمان ارائه را تخمین بزنید. این ترفند برای ویندوز ۱۰ و مک موجود است و برای نسخه وب پاورپوینت در دسترس نیست.

چگونه کلمات پاورپوینت خود را بشمریم؟

مثل فایل ورد که می‌توانید تعداد کلمات را بشمرید، در پاورپوینت هم این امکان وجود دارد. فایل پاورپوینت خود را باز کنید و گزینۀ file را انتخاب کنید. گزینۀ info را در سمت چپ نوار پاورپوینت می‌بینید.

ترفند پاورپوینت-شمردن کلمه
حالا در قسمت راست پاورپوینت و زیر گزینۀ related document سند مرتبط، روی نمایش «همۀ مشخصات» کلیک کنید. به این ترتیب، تعداد کلمات و جزییات دیگر را خواهید دید.


شمردن کلمات پرزنتر نوت

برای اینکه فقط تعداد کلمات یادداشت سخنران (پرزنتر نوت یا اسپیکرنوت) را مشاهده کنید باید از طریق گزینۀ export در نوار سمت چپ پاورپوینت، دکمۀ Create handsout را انتخاب کنید. به این ترتیب یادداشت‌ها به برنامه Word منتقل می‌شود.


پیشنهاد می‌کنیم ببینید: به اسلاید پاورپوینت یادداشت اضافه کنید!


دیدن تعداد کلمات پاورپوینت در نسخۀ Mac

نسخۀ مک به شما اجازه نمی‌دهد که کلمات را به word منتقل کنید. پس برای شمردن کلمات اسپیکرنوت باید آنها را به صورت دستی در برنامه ورد کپی کنید.

برای شمردن کلمات پاورپوینت مک روی گزینۀ فایل کلیک کنید. در منویی که باز می‌شود روی properties کلیک کنید.

شمردن کلمات پاورپوینت مک
در پنجرۀ جدید روی گزینۀ statistics کلیک کنید. حالا می توانید تعداد کلمات در اسلایدها و یادداشت‌های مخفی را ببینید.


این مقاله با آموزش‌ مطالب بیشتر و جدیدتر در زمینۀ طراحی و ساخت ارائه پاورپوینت حرفه‌ای بروز رسانی ‌خواهد شد.

به اشتراک بگذارید

پاسخ