وقتی قرار است ارائه کنید، چه به صورت حضوری و چه به صورت آنلاین، باید به راهکارهایی برای جذب مخاطب ارائه فکر کنید.
در حوزه کاری خود متخصصید اما وقتی پرزنتیشن شما خوب نیست و نمیتوانید آن را مدیریت کنید، تخصص و مهارتتان اهمیتی ندارد! برای جذب مخاطبی که مشتری ثابت شود چه برنامهای دارید؟
راهکارهای طلایی جذب مخاطب
فرض کنید وارد جلسه برگزاری ارائه میشوید یا پشت سیستم آماده ارائۀ آنلاین میشوید. میکروفون را چک میکنید. صدایتان رسا نیست. انگار زیر لب دارید زمزمه میکنید!
خب، شما باختید! تمام تأثیری که قرار بود بگذارید دود شد و به هوا رفت. سی ثانیۀ طلایی را از دست دادید و شاید کسی دیگر با علاقه ارائه شما را دنبال نکند! با ما همراه باشید تا راهکارهای طلایی تعامل با مخاطب را بررسی کنیم.
پیشنهاد میکنیم ببینید: ۳۰ ثانیهی طلایی در شروع سخنرانی
طراحی ساختار مناسب برای پرزنتیشن
برای طراحی ساختار پرزنتیشن، پیشنهاد میکنیم که محتوای ارائه را حول سه مطلب مهم بچینید. وقتی که طراحی محتوای پرزنتیشن را در قالب یک الگوی سهگانه انجام دهید، مخاطب در پایان جلسه، راحتتر مفاهیم و ایدهها را به یاد می آورند.
اگر بیشتر از سه مطلب هم دارید که معمولاً همینطور است، راهی پیدا کنید که همه نکات را زیرمجموعۀ آن سه عنوان اصلی بیاورید. مثلاً سه الگوی پیشنهادی برای تقسیم بندی به سه بخش کلیدی را ببینید:
- الگوی اول: شروع، بدنه و پایان
- الگوی دوم: هزینهها، تایم لاین روند کار و بازده
- الگوی سوم: بیان مشکل، پیشنهادها و راه حل
توجه!
هدفمند پرزنتیشن طراحی کنید نه برای رفع تکلیف! یادتان باشد که ایدههای خوب در طراحی ارائههای ضعیف گم میشوند!
داستان جذاب تعریف کنید
مغز انسان طوری طراحی شدهاست که داستان را یک مکانیزم نجات بخش و سرگرم کننده میداند. قصه گفتن و شنیدن یکی از موثرترین راههای ارتباطی آدمها است.
وقتی آمار و حقایق را در قالب یک داستان طراحی شده تعریف میکنید تأثیرگذارتر از زمانی است که آمار و حقایق خشک و خالی ردیف میکنید!
با تصویرسازی، داستان طراحی کنید!
موقع طراحی پرزنتیشن فکر کنید که چطور میتوانید بین اطلاعات رابطه برقرار کنید و دنبال ایده برای ساختن مسیر دادهها بگردید.
وقتی لیست کردن اطلاعات پشت سر هم برای مخاطب خستهکننده و خوابآور است، راهحل برای طراحی پرزنتیشن جذاب چیست؟ تصویرسازی!
با تصویرسازی اطلاعات و ایجاد ارتباط بین تصاویر، یک مسیر ارائۀ اطلاعات طراحی کنید. عکس و اینفوگرافیک، گراف، جدول و … به انتقال ایدهها و مفاهیم انتزاعی کمک میکنند.
با در نظر گرفتن محتوای پرزنتیشن و مخاطبتان، از گیف و ویدیو حتی اموجی 🙂 هم میتوانید استفاده کنید؛ قرار نیست فقط عکس و نمودار بگذارید! بهروز باشید.
توجه!
استفاده از تصاویر آشنا میتواند به درک مطلب کمک کند و تصاویر خلاق در به یاد ماندن محتوا موثرتر است.
مصورسازی اطلاعات پرزنتیشن نباید بی هدف باشد بلکه طراحی محتوا باید هدفمند باشد.
پیشنهاد میکنیم ببینید: طراحی حرفه ای ارائه با تکنیک قصهگویی
شخصیسازی کنید
پرزنتیشن را برای جلب رضایت مخاطب طراحی کنید نه فراری دادن او! میتوانید ارائۀ محتوا را شخصی سازی کنید؛ فرقی نمیکند مخاطب شما سرمایهگذار باشد یا مشتری، شرکتکننده در سمینار و وبینار تخصصی باشد یا مخاطب عام.
پیشنهادها و راهکارتان را کلی مطرح نکنید چون مخاطب ممکن است علاقه نشان ندهد اما اگر ببیند با حوزۀ دانش و علاقهاش مرتبط است، حتماً توجه میکند.
میتوانید مثالها و تصاویر را با توجه به دانش و سلیقۀ مخاطبتان طراحی یا بهینهسازی کنید. به آنها نشان دهید که برنامۀ شما چطور برایشان سودمند است.
شوخ طبعی را چاشنی ارائه کنید!
شوخی کردن و تعریف خاطره یک راه زیرکانه برای ارتباط با مخاطب است که حتی در جلسات ارائۀ رسمی هم میتواند مفید باشد.
وقتی دارید جلوی تعدادی سرمایهگذار و مشتری جدی ارائه میکنید، میتوانید کمی شوخطبعی چاشنی کار کنید. اینطوری یخ بین شما و مخاطب باز میشود.
فضای ارائه که از خشکی در بیاید، کارتان برای تعامل و گرفتن بازخورد راحت تر میشود. میتوانید جوک، چیستان یا سوالی که جوابش بامزه باشد را تعریف کنید. البته قرار نیست مخاطب را به هر قیمتی بخندانید!
لحن، شیوۀ گفتن و ارزش محتوا هم هم مهم است و باید تمرین کنید.
توجه!
لازم نیست حتماً لطیفه تعریف کنید؛ همین که سعی کنید خوش رو باشید، راحت و بیتکلّف حرف بزنید، میتوانید یک ارائه پرزنتیشن جذاب و سرگرمکننده داشته باشید.
موسیقی اضافه کنید
همان طور که میدانید فیلمها همه موسیقی متن دارند یا در آنها آواز خوانده میشود. موسیقی در یادگیری و به خاطر سپردن مطالب در حافظه بلندمدت میتواند مفید باشد.
میتوانید در حین برگزاری ارائه، موسیقی بیکلام در سالن پخش کنید یا در طراحی پرزنتیشن از فایلهای صوتی و موسیقی متناسب با محتوا استفاده کنید.
اگر شرایط بالا امکانپذیر نبود، میتوانید زمانی برای استراحت در بین جلسۀ ارائه در نظر بگیرید و در آن تایم، موسیقی پخش کنید تا خستگی مخاطب هم در برود.
از ماکت و وسیله کمکی استفاده کنید
برای توضیح بهتر مطالب میتوانید ماکت یا نقشه تهیه کنید. میتوانید یک وسیله مثل ساک، کتاب و … با خودتان داشته باشید. اینطوری مثالها ملموستر و عینیتر میشود.
اگر پرزنتیشن آموزشی طراحی کردهاید، میتوانید در حین گفتن مطلب، یک نمونه را به صورت عملی انجام دهید و روی آن صحبت کنید.
با توجه به خلاقیت خودتان و امکانات موجود، میتوانید شرایط را برای ارائۀ یک پرزنتیشن حرفهای و جذاب مهیا کنید.
محتوای پرزنتیشن را منتشر کنید
اسلایدهای پاورپوینت یا صفحه پرزی واسطۀ انتقال اطلاعات شما به مخاطبانتان هستند. میتوانید وقتی در حال ارائه کردن هستید، محتوای برخی اسلایدها یا همۀ اسلایدهای پاورپوینت را چاپ و بین شرکتکنندهها پخش کنید.
در جلسات آنلاین هم میتوانید از پلتفرمهایی استفاده کنید که به شما اجازه میدهند صفحۀ نمایش را با بقیه به اشتراک بگذارید و اسلایدها را به نمایش بگذارید.
پیشنهاد میکنیم ببینید: نرمافزارهای وب کنفرانس برای برگزاری جلسات کاری
میتوانید پیشنهاد بدهید از تصویر اسلاید روی صفحه نمایش عکس بگیرند. این کار در جلسات آموزشی زیاد اتفاق میافتد.
وقتی مخاطب تصویر اسلاید را در دست دارد یا میتواند از آن عکس بگیرد، محتوای ارائه برایش جذابتر و کاربردیتر میشود.
با مخاطب تعامل داشته باشید
قرار نیست به عنوان سخنران فقط حرف بزنید و بقیه گوش کنند. اگر میخواهید نتیجه بهتری بگیرید بهتر است با مخاطب تعامل مستقیم داشته باشید.
وقتی به مشتریهای جدید پروپوزال ارائه میکنید یا برای جذب سرمایهگذار تلاش میکنید؛ وقتی نتیجه و بازده کارتان را در یک کنفرانس تخصصی آموزشی یا تجاری ارائه میکنید، هدف شما تشویق مخاطب است. میخواهید اعتمادسازی کنید و به کسب درآمد و سود نزدیک شوید!
برای ارتباط بهتر با مخاطب پرزنتیشن چه باید کرد؟ مخاطب را به مشارکت وا دارید.
چگونه با مخاطب پرزنتیشن تعامل کنید؟
با مخاطب پرزنتیشن چه به صورت حضوری و چه آنلاین، گفتوگو داشته باشید. کاری کنید که خودشان را در ارائه سهیم بداند.
متکلم وحده نباشید! به واکنش و بازخورد مخاطب برای بازده بهتر کارتان نیاز دارید.
یک تکلیف طراحی کنید
در کارگاههای ارائۀ آموزشی و انگیزشی میتوانید تکلیف طراحی کنید. حاضران را گروهبندی کنید؛ به آنها تایم بدهید و بعد دربارۀ نتیجۀ کار صحبت کنید.
حتماً دیدید که بعضی فروشندهها نمونۀ خوراکی برای تست کردن در اختیار مشتری میگذارند یا عطرفروشی ها که برگه تستر برای امتحان عطر دارند. مثلاً میتوانید از آنها بخواهید با توجه به مطالبی که در طول ارائه گفتید، تکنیک فروش کالا و اقناع مشتری را تمرین کنند.
میتوانید یک فعالیت ذهنی یا فیزیکی حتی در حد نقاشی کشیدن از شرکتکنندهها بخواهید.
توجه!
میتوانید از مخاطب بخواهید نکات کلیدی را تکرار کند یا در قالب تک اسلاید و نقل قول و … مطالب را یادآوری کنید.
حواستان باشد که باید مسیر بحث را هدایت کنید و نگذارید ارائه از دستتان خارج شود.
در طول ارائه سوال بپرسید
سخنرانهای حرفهای حواسشان هست که چطور در طول ارائه سوال بپرسند. سوال مهم این است که آیا شما به عنوان سخنران یا کسی که قرار است پرزنتیشن ارائه کند، میخواهید که پرسش و پاسخ Q&A داشته باشید؟
پرسش و پاسخ ریتم کلیشهای ارائه را بر هم میزند و اگر خوب پیش برود، شرایط جذابی رقم میخورد و ارائه و گفتوگو فعالتر و پر انرژیتر پیش میرود.
البته شاید برای یک عده سوال و جواب کار راحتی نباشد. بعضی اوقات پاسخها شرایط را پیچیده و غیرقابل پیشبینی میکند و روال جلسه به مشکل میخورد.
وقتی آنها نتوانند سوال و جواب را در مسیری که میخواهند هدایت کنند، ممکن است دچار دلهره شوند و همه چیز خراب شود!
اهمیت پرسش و پاسخ در جلسه ارائه
یک سوال داستان شما را از حالت منفعل در میآورد و مخاطبان را به فکر وا میدارد. اینطوری آنها بیشتر درگیر جزئیات پرزنتیشن و صحبتهای شما میشوند.
اگر فضای پرسش و پاسخ خوب پیش برود، شما اطلاعات مفیدی به دست میآورید:
- آیا شرکتکنندهها مطلب را گرفتهاند؟
- آیا به ایدههای شما علاقهمند شدهاند یا دافعه دارند؟
- آیا مخاطبها گیج شدهاند؟
- آیا لازم است بیشتر بدانند؟
موفقیت شما در روند پرسش و پاسخ، زمانی اتفاق میافتد که شرکتکنندهها بدانند چه زمانی سوالاتشان را میتوانند بپرسند و جواب بگیرند.
زمان مناسب پرسش و پاسخ با مخاطب
قبل از شروع ارائه مشخص کنید که سوال و جواب دارید یا نه؛ تایمش چه زمانی و چقدر است.
اول ارائه میتوانید از آنها درباره خودشان سوال کنید. مثلاً بگویید: دستتان را بلند کنید اگر تا به حال …
اینطوری مخاطب را به سرعت درگیر میکنید و حواسش به ارائه شما بیشتر جلب میشود.
اگر ابتدای ارائه دستشان را بالا ببرند و در نظرسنجی شما شرکت کنند، احتمال اینکه در آخر جلسه در دعوت به اقدام CTA هم شرکت کنند، بیشتر است.
اگر در طول ارائه شرکتکنندهها اجازه داشته باشند هر وقت که بخواهند سوال کنند، فضای ارائه دوستانهتر میشود. اگر سوالها زیاد شد و بیشتر از متن درباره مسائل فرعی بود بقیه را به آخر جلسه موکول کنید.
این شیوه پرسش و پاسخ برای ارائههای غیررسمی، سمینارهای آموزشی و پرزنتیشنهای کاری با جمعیت کمتر، خوب است.
میتوانید بعد از پایان هر مبحث مهم از ارائه، تایم پرسش و پاسخ داشته باشید. اینطوری میتوانید ببینید که دیگران چقدر مطلب را متوجه شدهاند و کجا لازم است بیشتر یا بهتر توضیح داده شود.
ممکن است از سوالات متوجه شوید که مطلبی را جا گذاشتهاید و دربارۀ آن هم حرف بزنید.
این شیوۀ پرسش و پاسخ برای ارائه با شرکتکنندههای بیشتر موثر است یا زمانی که مطلبتان باید مجاب کننده باشد یا راهکار پیشنهادی دارید.
در پایان جلسه هم میتوانید بپرسید کسی سوالی دارد و در نهایت یک جمع بندی داشته باشید.
مدیریت پرسش و پاسخ در جلسۀ ارائه
بعد از مشخص کردن زمان پرسش و پاسخ حالا نوبت مدیریت آن است. اول مشخص کنید که چطور باید سوال بپرسند.
سوالها هم میتوانند جنبه سرگرم کننده داشته باشند، هم به هوشیاری مخاطب کمک کنند و هم جنبۀ یادگیری داشته باشند.
اگر میتوانید تمام مدت پشت میکروفون نایستید یا روی صندلی ننشینید. به جایگاه حاضران نزدیک شوید تا راحتتر بتوانید گفتوگو کنید. از راه رفتن بیش از حد و هیجانزدگی هم دور باشید.
خب، چطور میتوانید پرسش و پاسخ را مدیریت کنید؟
- دست بلند کنند
سادهترین راه پرسش و پاسخ این است که از شرکتکنندهها بخواهید و جواب دهند. این روش سنتی در کلاسهای آموزشی و مدرسه، در جمعهای بزرگ و گفتوگوهای رسمی کاربردی است.
توجه!
بهتر است به جای نشان دادن انگشت اشاره برای انتخاب کسی که سوال بپرسد، دستتان را با انگشتان باز رو به فرد مورد نظر بگیرید؛ اینطوری محترمانهتر است.
- سوالات را بنویسند
در بحثهای مفصل و رسمی بخصوص مواقع ارتباط آنلاین، می توانید از این روش استفاده کنید. شرکت کنندهها نظر، نقد و سوالشان را روی یک برگه کاغذ بنویسند. می توانید ازشان بخواهید داخل پلتفرم و بخش کامنتها بنویسند.
- از ابزار نظرسنجی استفاده کنید
نظرسنجیها می توانند راه خوبی برای نزدیک شدن به سلیقۀ مخاطب باشند. وقتی سوالی می پرسید مخاطبهای پرزنتیشن شما، باید فکر کنند و ببینند نظرشان چیست و دربارۀ آن صحبت کنند.
میتوانید به جای اینکه بخواهید دستشان را بالا ببرند و تعداد آراء را بشمارید، نظرسنجی را روی صفحه نمایش نشان دهید و از آنها بخواهید با گوشی، تبلت یا لپتاپ به آن جواب بدهند. در وبینارهای آنلاین این روش موثر است.
میتوانید از سایتهای ایرانی مثل پرس لاین که پرسشنامه طراحی میکنند کمک بگیرید.
- مخاطبتان را تشویق کنید
وقت سوال پرسیدن است اما کسی داوطلب نمیشود! مخاطبتان را تشویق کنید که سوال بپرسد. شرکتکنندهها به یک تلنگر احتیاج دارند یا فضایی راحت تا در بحث مشارکت کنند.
میتوانید کمی مکث کنید و فرصت بدهید تا شروع به صحبت کنند. همزمان میتوانید به آنها نگاه کنید و ارتباط چشمی برقرار کنید.
شما میتوانید خودتان استارت سوال و جواب را بزنید: مثلاً بپرسید درباره طرحی که داده شد، چه تغییری بکند بهتر است یا اصلاً این طرح مناسب و بدرد بخور است؟
- جوابها را از قبل داشته باشید!
میتوانید از قبل برای خود لیستی از سوالاتی که ممکن است پرسیده شود را پیشبینی کنید و روی جوابها فکر کنید. اینطوری کمتر در حین ارائه مضطرب میشوید و میتوانید با توجه به پرسش و پاسخهایی که حدس زدید، محتوا را تنظیم کنید.
البته نمیتوانید برای همه چیز برنامهریزی کنید. به هر حال نیاز دارید که مهارتتان در مدیریت سوالها را بهبود ببخشید.
توجه!
برای واکنش و جواب مناسب، بهترین راه این است که شنوندۀ خوبی باشید؛ سعی کنید نکتۀ کلیدی سوال را متوجه شوید. سریع جواب ندهید. جواب شتابزده ممکن است شما و روند ارائه را دچار مشکل کند!
- راحت باشید!
صادق و راحت باشید. ممکن است جواب را ندانید. میتوانید توضیح بیشتری بخواهید یا حتی بگویید که سوال خوبی بود؛ کسی مسئله مشابهی داشته که بخواهد تجربهاش را با بقیه در میان بگذارد.
ممکن است با کسی مواجه شوید که به راحتی مطلب را نمیفهمد یا سوالش مبهم است. بگویید دوباره و واضحتر بپرسد: «میشود منظورتان را بیشتر توضیح بدهید؟» تا پرسش را درست نفهمیدید، جواب ندهید.
جواب مختصری بدهید و بعد از پایان بحث، با او یا در جمع بحث را ادامه دهید.
توجه!
بحث نکنید! وقتی حرفتان تمام شد، نگاه و بدنتان را از آن فرد روی دیگران بچرخانید و بپرسید کس دیگری سوال یا صحبتی ندارد.
اگر فرد پرسشگر روی ادامه صحبت مصر بود، از دیگران بپرسید دوست دارند وقت بیشتری روی این مبحث گذاشته شود یا سراغ سوال بعدی بروید. بقیه حرف را به انتهای جلسه موکول کنید تا وقت بیشتر از این گرفته نشود.
اگرچه همه دوست دارند سوالشان جواب داده شود اما از اینکه به تعداد بیشتری نوبت برسد، راضی تر خواهند بود!
- هدفمند پاسخ دهید
سوالات می تواند جواب ساده و واضح داشته باشد، ترکیبی باشد، به تفکر وا دارد و یا چالشبرانگیز باشد. بهتر است که کوتاه جواب بدهید. حدود یک دقیقه وقت بگذارید و از ورود به مباحث خارج از موضوع اصلی اجتناب کنید.
اگر یک سوال احساسی و چالش برانگیز پرسیده شد، نهتنها باید اطلاعات درست منتقل کنید بلکه باید کاملاً آگاه باشید که واکنشتان ممکن است روی خیلیها اثر بگذارد. شما در قبال دادن اطلاعات درست و رفتار مناسب مسئولید.
- مثبت باشید
به یک اظهار نظر منفی نباید واکنش منفی نشان دهید. واکنش و برخورد نامناسب اعتماد و توجه مخاطب را خدشهدار میکند.
فرض کنید طراح پرزنتیشن هستید و دارید با همکارانتان درباره یک پروژۀ جدید تبادل ایده میکنید. سر انتخاب تمپلیت مناسب اختلاف نظر دارید و گزینۀ پیشنهادی شما رد میشود. فکر میکنید کدام واکنش مناسبتر است؟
اینکه بگویید: چرا دوست دارید تکراری کار کنید و زحمت فکر کردن به خودتان نمی دهید!
یا اینکه بگویید: طرح تکراری ممکن است مشتری ها را ناامید و کم کند، اگر یک ایدۀ جدید امتحان کنیم برای تبلیغ برندمان بهتر نیست؟
در نهایت، شما باید روی موضوع و نحوۀ ارائه مسلط باشید تا بتوانید پرسش و پاسخ راه بیندازید و به سوالات، جواب مناسب بدهید. مدیریت درست ارائه و سوال و جواب، شما را در نگاه مخاطب لایق و قابل اعتماد میسازد. اینطوری امید بیشتری به تعامل آنها در حتی بعد از جلسه ارائۀ پرزنتیشن خواهید داشت.
یک پرزنتیشن فوق العاده و جذاب طراحی و ارائه کردید، حالا وقت فوت آخر است. معمولاً مردم اول و آخر ارائه را بهتر به یاد میآورند. چطوری جلسۀ ارائۀ پرزنتیشن را تمام میکنید که مخاطب را درگیر کنید؟
تمامی نمونه کارهای ما را ببینید
دعوت به عمل طراحی کنید
بهتر است یک دعوت به عمل یا فراخوان به اقدام یا همان call to action برای آخر ارائه ترتیب دهید. CTAباید طوری طراحی شود که هم به محتوای ارائه مرتبط باشد و هم دسترسی به آن راحت باشد.
مثلاً این لینک یا دکمه را کلیک کنید تا به صفحۀ محصولات و خدمات وارد شوید. تخفیف ویژه خرید پکیج آموزشی برای حاضران در جلسه. دادن ایمیل و شماره تماس برای ارتباط بیشتر و …
حتی میتوانید یک سوال بپرسید که ذهن مخاطبتان درگیر شود و به فکر فرو رود. لازم نیست منتظر جوابشان بشوید!
فکت غافلگیرکننده بیاورید
شما علم و مهارت سخنرانی جلوی جمع را دارید و میتوانید به راحتی ارتباط چشمی با مخاطب برقرار کنید. حالا با یک حقیقت غافلگیرکننده، مخاطبتان را به وجد بیاورید.
حقایق آماری برای مخاطب جذاب است. اگر جستوجو کنید میتوانید مواردی مرتبط با موضوعتان در کتاب و مجلات یا اینترنت پیدا کنید. یک فکت آماری یا عکس یک مکان مرتبط با کارتان میتواند تاثیر فوق العادهی داشته باشد.
به شروع ارائه فلش بک بزنید.
اگر ارائه شما حاوی اطلاعات زیاد یا پیچیده است، میتوانید به مقدمه ارائه برگردید. پیشنهاد میکنیم اول ارائه یک دورنما و طرح کلی از ارائه ترسیم کنید و در آخر هم با اشاره به همان کار را تمام کنید.
توجه!
میتوانید نکات کلیدی و مهم را در یک یا دو پاراگراف یا یکی دو اسلاید جمعبندی و تکرار کنید.
با نقل قول ارائه را تمام کنید
از یک نقل قول جذاب و مرتبط استفاده کنید و ارائه را به بهترین شکل ممکن به پایان برسانید. نقل قولهایی که کمتر شنیده شدهاند و کلیشهای نیستند، کارکرد بهتری دارند.
میتوانید به جای نقل قول از اشخاص معروف و تاریخی، از اشخاص معاصر که زنده هستند یا حتی شخصیتهای داستانی و فیلمها نقل قول کنید!
موفقیت یک پرزنتیشن حرفهای به جذب مخاطب و پیگیری او بستگی دارد. عواملی مانند طراحی یک پرزنتیشن جذاب، شروع هوشمندانه و مدیریت موفق جلسه ارائه و پایانبندی مناسب شما را در جذب مخاطب کمک میکند. برای مشاوره میتوانید با تیم طراحی حرفهای پرزنتا تماس بگیرید.