آخرین بروزرسانی: خرداد ماه ۱۴۰۰
قرار نیست طراحی ارائه، شما را مضطرب کند! برای اینکه بتوانید در طراحی پرزنتیشن و ارائه جلوی جمع آماده باشید، توصیهها و راهکارهایی وجود دارد.
پیشنهاد میکنیم که با خواندن و رعایت مطلب این مقاله که بعضی از نکاتش در مقالات قبل هم به تفصیل آمدهاست، ذهنیت خود را تغییر دهید و آمادۀ طراحی یک پرزنتیشن حرفهای و موفق شوید.
نکاتی برای طراحی یک پرزنتیشن موفق
۱. قبل از شروع طراحی یک ارائه، هدف خود را روی ۱۰۰ درصد نگذارید! برای رسیدن به حداکثر ۸۰ درصد نتیجه، برنامهریزی کنید تا گرفتار ایدهآلگرایی نشوید و فرصت تفکر خلاق را از خودتان نگیرید.
۲. اگر ۷۰ درصد وقت خود را مشغول طراحی پرزنتیشن شوید،۱۰۰ درصد نتیجۀ بهتری خواهید گرفت.
- طراحی پرزنتیشن ۴ مرحله دارد: نوشتن ایده، طراحی داستان، طراحی قالب و تصویرسازی محتوا)
۳. شاید عجیب به نظر برسد اما بزرگترین ترس هر کس میتواند ترس از صحبت کردن جلوی جمع باشد! برای بعضیها سخنرانی در جمع، حتی ترسناکتر از مردن است!
۴. ۹۰ درصد اضطراب و دستپاچگی افراد قبل از ارائه کردن، به عدم آمادگی و تمرین کافی برمیگردد. یادتان باشد که موفقیت ارائه شما به میزان آمادگی خودتان بستگی دارد.
۵. خشک و عصا قورت داده نباشید! به جای تظاهر به بیعیب بودن، به دیگران بگویید که شما هم نقطهضعف و نگرانیهایی دارید. شاید حتی بتوانید دربارۀ اینکه چطور به مشکلاتتان غلبه میکنید، هم کمی حرف بزنید یا مزاح کنید.
۶. همه حتی حرفهایها، ۱۰۰ درصد آماده به محل جلسه نمیروند اما آنها بر اساس دانش، تمرین و تجربه میتوانند به خود مسلط باشند و نگذارند روند اجرای ارائه با مشکل جدی روبرو شود.
برای غلبه بر ترس و اضطراب سخنرانی کردن در جمع، راهکارهایی وجود دارد که میتواند به شما کمک کند.
پیشنهاد میکنیم ببینید : تکنیکهای غلبه بر اضطراب سخنرانی
۷. در طول برگزاری جلسۀ ارائه، یک لیوان آب همراه خود داشته باشید. کمی نوشیدنی به شما کمک میکند که دهنتان خشک نشود و استرس کمتری بگیرید. این ترفند به ظاهر پیشپاافتاده، یکی از دهها راهکار و ترفند موثر در موفقیت یک ارائه است.
۸. حتماً از قبل آماده باشید و پیشبینی کنید که اگر ویدیو پروژکتور یا کامپیوتر محل ارائه دچار مشکل شد یا حتی برق رفت، بتوانید ارائه را ادامه بدهید و اوضاع را بدون صفحۀ نمایش اسلاید، مدیریت کنید.
۹. زمانبندی یک فاکتور مهم برای موفقیت در ارائه است. اگر منظور اصلی خود را بتوانید در کمتر از دو سوم زمان جلسه برسانید، میتوانید مطمئن باشید که در سخنرانی و برگزاری ارائه موفق بودهاید.
- باید زمانی که برای پرزنت کردن میگذارید را تنظیم و مدیریت کنید. چقدر قرار است حرف بزنید و چقدر نمایش اسلایدهای پاورپوینت زمان میبرد؟
- تمرین کنید تا وقتتان را تنظیم کنید. اگر کل ارائه مثلاً ۱۰ دقیقه زمان میبرد، شما ۱۵ دقیقه در نظر بگیرید. آن ۵ دقیقه برای مشکلات و اتفاقات پیشبینی نشده است!
۱۰. یک الگوی موفق برای طراحی ارائۀ حرفهای این است که نمایش محتوای یک پرزنتیشن نباید بیشتر از ۴۰ درصد زمان شما را بگیرد. بقیۀ وقت باید صرف گفتوگو و تبادل نظر یا پیشبینی مشکلات احتمالی شود.
۱۱. یک پرزنتیشن خوب مثل یک فیلم خوب باید ذهن بیننده را درگیر کند و او بتواند تصویرسازی کند.
۱۲. وقتی به تکنیکهای طراحی با پاورپوینت و پرزی مسلط باشید، میدانید که چطور باید طراحی محتوای ارائه را انجام دهید تا مخاطبانتان اطلاعات را بهتر دریافت کنند. بنابراین سعی کنید با نرم افزارهای طراحی ارائه و ویرایش عکس و متن آشنا شوید. اینطوری به کسب یک نتیجۀ فوقالعاده امید بیشتری دارید.
۱۳. مغز انسان دنبال نظم و قاعده است و الگوسازی میکند. طراحی اسلایدهای حرفهای، ساده و خوش ساخت، از لحاظ بصری چشم نوازتر هستند.
- نوشتههای داخل هر اسلاید کمتر از ۱۰۰ کلمه یا ۵۰۰ کاراکتر باشد. کلمات بیشتر از این تعداد باشد، اسلایدها شلوغ میشود و تمرکز روی نکات مهم برای خودتان هم سخت میگردد چه برسد به مخاطبتان!
یادتان باشد بیشتر مردم، از روی جملهها رد میشوند بدون اینکه زحمت خواندن آنها را به خود بدهند!
- اگر به طراحی پاورپوینت حرفهای یا پرزی مسلط نیستید، نگران نباشید! میتوانید با تیم طراحی حرفهای پرزنتا مشاوره کنید و کار طراحی پروژۀ پاورپوینت و پرزی خود را به ما بسپارید.
۱۴. رابطۀ بین تعداد اسلایدها و زمانی که برای طراحی ارائه میگذارید، به حجم اطلاعات و میزان بصریسازی آنها بستگی دارد.
۱۵. یکی از نکات مهم موفقیت در ارائه، این است که به دیگران بگویید برای آنها چه کاری میتوانید انجام دهید، نه اینکه بگویید خودتان چه کار میکنید! به عبارت دیگر، محتوای منطقی و راهکار عملی ارائه کنید.
۱۶. موقع ارائه کردن، اولین تأثیری که روی مخاطب میگذارید، بسیار مهم است. پس با دقت، شروع سخنرانی و ورود به بحث را برنامهریزی کنید.
پیشنهاد میکنیم ببینید : ۳۰ ثانیهی طلایی در شروع سخنرانی
۱۷. بر اساس یک مطالعه که قبلاً انجام شدهاست، موفقیت یک ارائه به این فاکتورها بستگی دارد: ۳۸ درصد صدا، ۵۵ درصد ارتباط غیرکلامی و ۷ درصد محتوا. در حقیقت، محتوای شما مهم است اما اینکه چطور ارائه میکنید، مهمتر است. از کنار این مسئله سرسری عبور نکنید.
۱۸. اهمیت کلمات و عبارات کلیدی را میتوانید با تغییر لحن، تکیه روی کلمات و بالا و پایین بردن صدا مشخص کنید. اینطوری حاضران در جلسه بعداً اولویتها و نکات مهم را به یاد میآورند.
۱۹. روی نحوۀ حرف زدن و اوج و فرود صدایتان کار کنید. برای اینکه بتوانید بهتر صحبت کنید راهکارها و تمرین هایی هست که می توانید از آنها کمک بگیرید و روانتر ارائه کنید.
۲۰. زبان بدن هم میتواند برای تأکید بر مطالب و جلب توجه مخاطب کارساز باشد و در برقراری ارتباط غیرکلامی با حاضران در جلسه به کارتان بیاید. لازم نیست تمام مدت سخنرانی و ارائه، دستتان در حال حرکت باشد! سعی کنید به مو، صورت و لباس خود زیاد دست نزنید.
۲۱. با افزودن آمار و واقعیتها به داستانی که برای انتقال ایدههایتان طراحی میکنید، حداقل ۲۰ برابر شانس بیشتری خواهید داشت که مخاطبتان حرفهای شما را به خاطر بسپارد.
۲۲. یکی از ترفندهای طراحی ارائۀ حرفهای و جذاب این است که به جای آوردن آمار در قالب جمله و نمودار ساده و یکنواخت، از تمها و نمودارهای جذاب یا هر تصویری که فکر میکنید مفهوم را بهتر میرساند، استفاده کنید.
۲۳. به کار بردن آمار و ارقام و درصد و … در طراحی محتوا مهم است و موجب میشود که مخاطبانتان بهتر ارائه را به خاطر بسپارند؛ اما یادتان باشد خیلی عدد و رقم به کار نبرید و اسلاید را شلوغ نکنید که نتیجه معکوس بگیرید!
۲۴. یکی از توصیههای کاربردی برای طراحی یک پرزنتیشن خوب و حرفهای این است که میتوانید با در نظر گرفتن قابلیت محتوا و دادن مسیر داستانی به آن، یک ارائۀ جذاب و پویا داشته باشید. به جای یک سخنرانی متکلم وحده (مونولوگ) و خستهکننده، میتوانید با گفتوگو (دیالوگ)، حاضران در جلسه را با خود همراه کنید.
۲۵. ایجاد زنگ تفریح کوتاه مدت برای پرسش و پاسخ و تعریف خاطره و داستان مرتبط با موضوع، میتواند یکی از ترفندهای مدیریت ارائه باشد.
- یکی از نکات کلیدی موفقیت در ارائه، تعامل با مخاطب است. مردم دوست دارند گفتوگو کنند. از آنها سوال بپرسید یا نظرشان را بشنوید. میتوانید بپرسید از دید آنها چه چیزهایی میتواند به محتوا اضافه بشود و … .
۲۶. سخنرانهای انگیزشی میتوانند محتوای مورد نظر خود را در قالب داستان و خاطره تعریف کنند و از حاضران بخواهند خود را جای شخصیتها بگذارند و به جای آنها تصمیم بگیرند یا راهکار ارائه کنند. مدرسان آموزشی میتوانند برای تدریس دروسی مثل ریاضی و علوم، خلاقیت نشان دهند و مطالب علمی و بعضاً خشک را در قالب داستان تدریس کنند. خیلی از مدرسان زبان برای آموزش و حفظ کلمات از داستانهای کوتاه استفاده میکنند و … .
ادبیات فارسی گنجینهای از داستانها، حکایتها و ضرب المثلهای جذاب است که میتواند به سخنرانها کمک کند. سرگذشت افراد مشهور ایرانی و خارجی هم میتواند مفید باشد.
۲۸. برای اینکه ترتیب سرفصلهای محتوای ارائه از دستتان خارج نشود، میتوانید روی برگههای یادداشت کوتاه یا استیکینوت، اولویتها را بنویسید. یادداشتها (اسپیکرنوت در پاورپوینت یا یادداشتهای کاغذی) خیلی برای یادآوری مفیدند.
پیشنهاد میکنیم ببینید : در یادداشتهای مخفی پاورپوینت چه بنویسیم؟
- در پروژۀ طراحی پاورپوینت، شانس استفاده از یادداشتهای (مخفی) سخنران را خواهید داشت که به شما کمک میکنند به ارائه مسلطتر باشید.
- یادداشتبرداری میتواند نوشتن سرواژه و عبارت کلیدی مربوط به مطالب روی اسلاید باشد یا مربوط به مطالب خارج از اسلاید ارائه باشد که مرتبط با موضوع است.
- از جملهها و عبارتهای کوتاه و کلیدی استفاده کنید. از مخففها و سرواژههای مصطلح یا ابتکاری که خودتان ساختید، کمک بگیرید.
- پاراگراف ننویسید! وسط ارائه وقت نمیکنید درست نگاه کنید و فقط حواستان پرت میشود!
۲۹. اگر به موضوع بحث مسلط باشید، میتوانید بدون نگرانی به موفقیت خود اطمینان داشته باشید. البته تجربه و زیرکی میتواند شما را سر بزنگاهی که آمادگی کافی ندارید یا سوالی پرسیده میشود که درست جوابش را نمیدانید، نجات دهد! به هر حال صداقت و اعتماد، بهترین گزینههای در دسترس شما برای جذب مخاطب و جلب اعتماد اوست.
۳۰. موقع صحبت روی یک موضوع، از این شاخه به آن شاخه نپرید. در طول ارائه، بعد از تمام شدن یک موضوع مکث کنید و بلافاصله سراغ موضوع بعدی نروید. اینطوری به مخاطب اجازه میدهید مطالب را در ذهن خود تجزیه و تحلیل کند و به خاطر بسپارد.
۳۱. برای بازده بهتر طراحی ارائه، میتوانید یک خروجی از فایل پاورپوینت یا پرزی تهیه کنید یا نکات مهم را به صورت جزوۀ pdf و … به آنها بدهید.
۳۲. با در نظر گرفتن شرایط، میتوانید شماره تماس، ایمیل و آدرس وبسایت خود را به صورت کارت ویزیت به دیگران بدهید یا در برگۀ مربوط به چکیدۀ ارائه یا آمار و تصاویر مربوط به پروژه، تایپ کنید و در اختیار آنها بگذارید.
نگران نباشید و با رعایت نکاتی که بالا مطرح شد، خود را برای ارائۀ بعدی آماده کنید. یادتان باشد هیچ ارائهای بینقص و هیچ آدمی بیعیب نیست!
