آخرین بروز رسانی: خرداد ۱۳۹۹
هنوز تأثیر «کووید ۱۹» روی کسب و کارهای آموزشی و اقتصادی و … دیده می‌شود! هنوز هم این نگرانی وجود دارد که چه اتفاقی برای کسب و کارمان خواهد افتاد؟ بهتر است جلسات کاری را چگونه برگزار کنیم؟ روند ارائۀ پرزنتیشن‌ها و گزارش‌ها چطور باید انجام شود؟
گذشته از پیامدهای جهانی مربوط به حوزۀ سلامت و بهداشت، ضریب اطمینان و امنیت اقتصادی هم آسیب زیادی دیده‌است. خیلی از فروشندگان مجبور شدند برای مدت زیادی کسب و کار خود را تعطیل کنند. کنفرانس‌ها، همایش‌ها و نشست‌های بیشماری یا تعطیل شده‌اند یا به صورت آنلاین برگزار می‌شوند.
با وجود اینکه اثرات ویروس «کرونا»، سبک زندگی را در سراسر دنیا مختل کرده و تغییر داده‌است، وقتی بحث تجارت و ارتباطات کاری در میان باشد، می‌توان با کمی خوش‌بینی نکات مثبتی را مشاهده کرد! محدودیت‌ها، شیوۀ برقراری ارتباط میان کسب و کارها و مشتری‌ها را به صورت مجازی گسترش داده‌است. به عبارت دیگر، زمان همکاری و برگزاری ارائه‌های آنلاین فرا رسیده‌است؛ جلسه‌ها و گفت‌وگوهای رو در رو، به سرعت دارند جای خود را به گفت‌وگوهای مجازی و آنلاین می‌دهند.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : طراحی پاورپوینت حرفه‌ای برای کسب و کار
امتیاز برگزاری جلسات آنلاین چیست؟
قطعاً عده‌ای از ما تجربۀ جلسات و گفت وگوهای آنلاین و مجازی را داشته‌ایم. امروزه با وجود اینترنت در ایران و سراسر جهان و همچنین نرم افزارهای گوناگون جهت برقراری ارتباط آنلاین مثل اسکایپ، می‌توانیم جلسات کاری را با همکاران، مدیران ارشد، سرمایه‌گذاران، مشتریان و … به صورت مجازی برگزار کنیم و با به اشتراک گذاری فایل‌های خود، با دیگران تعامل داشته باشیم و کار را پیش ببریم.
شرایط حضور همه مهیاست!
با پیشنهاد برقراری ارائه به صورت آنلاین، به سرمایه‌گذارها، سهام‌داران و هر کسی که می‌تواند مخاطب هدف باشد، اجازه می‌دهید که ارائۀ شما را ببینند و در صورت تمایل اعلام همکاری کنند. اینطوری شرایط را برای کسانی که ممکن است به دلایلی از جمله مشکلات جسمی، نتوانند شما را حضوری ببینند، فراهم می‌کنید و شانس موفقیت خود را هم افزایش می‌دهید.
در هزینه‌ها صرفه‌جویی می‌شود
یکراست، سر اصل مطلب بروید. با مدیریت زمان و محتوا، به بقیه کمک کنید که در وقت و پولشان صرفه‌جویی کنند. وقتی هر کس از هر کجا که بخواهد، بتواند با شما ارتباط اینترنتی برقرار کند، هزینه‌های سفر، اسکان و خوراک هم حذف می‌شود؛ امتیازی که به نفع طرفین است!
ارسال فوری اطلاعات و اسناد لازم
برگزاری جلسۀ ارائۀ آنلاین به معنی استفاده از فرصت، به حاشیه نرفتن و بیان شفاف نقطه نظرات است. طراحی اسلاید پاورپوینت باید ساده و با کمترین انیمیشن (حرکت‌دهی به محتوای اسلاید) صورت بگیرد تا اگر سرعت اینترنت پایین بود، پرزنتیشن کامل بارگذاری شود و اجرای آن به مشکل برنخورد. می‌توانید گزارش و مطالب لازم را با جزییات فنی و کاربردی، (مثلاً به صورت نسخۀ پی‌دی‌اف) به دیگران ایمیل کنید. اگر در این ایمیل، لینک دعوت به عمل Call To Action بگذارید کارتان ساده‌تر می‌شود.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید : ۱۵ اشتباه رایج در ارائه – بخش آخر
نرم‌افزارهای کاربردی برای دورکاری
برای برگزاری جلسات کاری و آموزشی، ارائۀ پرزنتیشن آنلاین و انجام کارها خارج از محیط کار و در خانه، به نرم‌افزارهای کاربردی احتیاج داریم؛ نرم افزارهایی مثل مدیریت پروژه، ویدیو کال، ویدیو کنفرانس و وب کنفرانس.
بهترین راه برای برقراری ارتباط از راه دور و مجازی بین افراد، برقرار کردن تماس صوتی و تصویری از طریق نصب اپلیکیشن‌های کاربردی روی گوشی‌های هوشمند یا کامپیوتر است. نرم‌افزارهایی مثل واتس‌اپ و اسکایپ با اتصال به اینترنت، فاصله‌ها را کمتر می‌کنند.
برای برقراری ارتباط کاری حرفه‌ای، تعامل بین اعضای یک گروه، برگزاری جلسات ارائه و کنفرانس‌ها در بستر اینترنت، نرم‌افزارهای کاربردی وجود دارد که از طریق پلتفرم یکپارچه شرایط را برای گفت‌وگو، فرستادن ایمیل و فایل‌های اطلاعاتی، مدیریت تولید و پخش کالا یا ارائۀ خدمات فراهم می‌کنند.
امتیاز نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
این نوع اپلیکیشن‌ها با ویژگی‌هایی مثل یکپارچه‌سازی تقویم سالانه و سررسیدهای کاری، به‌اشتراک‌گذاری فایل گزارش عملکرد و پرزنتیشن و …، برنامۀ شما را طوری تنظیم و مدیریت می‌کنند که احساس می‌کنید سر کار حاضر شدید!
مدیریت از راه دور
اینکه کسب و کارتان کوچک است یا بزرگ، اهمیتی ندارد؛ همیشه پروژه برای انجام دادن، هست. با کمک نرم افزارهای کاربردی در بستر اینترنت، پروژه‌های کوتاه‌مدت یا درازمدت را می‌توانید مدیریت کنید. اعضا می‌توانند حتی خارج از شیفت کاری، به اینترنت متصل شوند و از طریق لینک شدن به اپلیکیشن، در جریان اولویت‌بندی وظایف و کارهایی که رئیس برای طراحی ارائۀ آنلاین، گزارش عملکرد و … تعیین کرده‌است، قرار بگیرند.
زمان‌بندی کارها
برای مدیران پروژه و اعضای گروه، برنامه‌های متفاوتی تنظیم می‌شود که ممکن است با هم تداخل داشته باشد. وقتی سر کار هستید، خیلی راحت می‌توانید بپرسید که همکارتان می‌تواند طراحی پاورپوینت پروژۀ الف را تمام کند و به جلسۀ ارائۀ شما برای فردا برساند یا خیر؛ اگر نمی‌توانید در جلسه‌ای حاضر شوید، از همکارتان می‌پرسید که می‌تواند جای شما به جلسه برود یا خیر. اما زمانی که در خانه می‌مانید و دورکاری می‌کنید، تعیین و تنظیم تاریخ‌ها از قبل، کارها را هماهنگ‌تر می‌کند. این نرم‌افزارهای مدیریت پروژه با تعریف وظیفه، تعیین مهلت نهایی و چک لیست، شرایط انجام کارها را فراهم می‌کنند.
نگارش‌های مختلف یک فایل
در دنیای تکنولوژی و نرم‌افزارها، خبرنگاری، پزشکی، حقوق، هر جایی که سندها و فایل‌هایی وجود دارد که با چند همکار به اشتراک گذاشته شده است، نیاز به نگارش و اجرای فایل است.
فرض کنید که شما روی یک سند Document کار کرده و تغییراتی در آن داده‌اید. همکارتان هم قرار است روی این سند کار بکند. هیچ کدام هم نمی‌دانید آن یکی چه می‌کند؛ مهم نیست! می‌توانید کارتان را Overwrite کنید. اینطوری بدون تداخل در کار یکدیگر، تغییرات خود را اعمال کرده‌اید.
وقتی سندی را باز می‌کنید، به شما هشدار می‌دهد که تغییرات چه زمانی انجام شده است، با انجام تغییرات در بخش Track (مربوط به برنامۀ آفیس) سند، هر کس می‌داند که در طول پروژه چه مراحلی انجام شده‌است.
دسترسی به فایل از راه دور
برای اینکه همۀ کارمندهایی که به مأموریت می‌روند یا دورکاری می‌کنند، به فایل‌های اطلاعاتی دسترسی داشته باشند، باید سرورهای مرکزی شرکت برای عملیات ارتباط و انتقال دیتا در هر لحظه، فعال باشند. ایجاد سرور مرکزی و شبکۀ داخلی برای همۀ مشاغل امکانپذیر نیست اما با اینترنت و فضای ابری، مشکل به اشتراک گذاری فایل‌ها و دسترسی به اطلاعات تا حد زیادی حل شده‌است.
چند برنامۀ نرم افزار همکاری تیمی(مدیریت پروژه)
امتیاز نرم افزارهای وب کنفرانس
نرم‌افزارهای وب کنفرانس جایگزین خوبی برای جلسات حضوری است. ارتباط رو در رو برای انتقال صحیح ایده‌ها و برنامه‌ها شکل می‌گیرد؛ بنابراین وقتی پای جزئیات حساس و پیچیدۀ پروژه و هدایت کارمندان به میان می‌آید، برقراری ارتباط مجازی ضروری است.
بعضی اوقات فرستادن فایل صوتی یا نوشته (پیامک و چت) باعث بدفهمی و بروز اشتباه می‌شود. با نرم‌افزارهای ارتباطی تصویری، اعضای تیم هر کجا که باشند، می‌توانند با هم ارتباط مستقیم برقرار کنند.
نرم‌افزارهای کنفرانس مجازی (وب کنفرانس) و ویدیو کنفرانس می‌توانند بین دو یا ده‌ها نفر ارتباط زنده و آنلاین برقرار کنند. می‌توانید همزمان چت کنید یا صفحۀ نمایش سیستم خود را نشان دهید و به اشتراک بگذارید.
به اشتراک‌گذاری صفحۀ نمایش
با کمک ویژگی به‌اشتراک‌گذاری صفحۀ نمایش (Screen)، اطلاعات پروژه را به دیگران نشان می‌دهید و آنها را در بررسی و اصلاح طراحی ارائه، اسناد و … سهیم می‌کنید. توسعه‌دهندگان نرم‌افزارها، طراحان ارائه، نویسنده‌ها، مدرسین آموزشی، سخنران‌ها و …، همگی متکی به صفحۀ نمایش هستند تا کارشان را به نمایش بگذارند.
مثلاً اگر یک پروژۀ طراحی پرزنتیشن در حال انجام است، تمام کسانی که از طریق ویدیو کنفرانس در جریان کار قرار می‌گیرند، می‌توانند همزمان صحبت‌های شما را بشنوند و به تصویر مونیتور نگاه کنند. شنیدن نظرات و دیدن بازخوردها هیچ‌وقت از این ساده‌تر نبوده‌است.
وایت برد مجازی
زمان برگزاری ویدیو کنفرانس، وب کنفرانس و وبینار (سمینار مجازی)، وقتی صفحۀ نمایش مثل وایت برد مجازی را به اشتراک می‌گذارید، اعضای گروه می‌توانند با مارکر، نمودار و تصویرهای مورد نظر خود را بکشند و بقیه هم آن را ببینند. در جلسات مجازی هم شبیه جلسات حضوری، طرح‌ها و ایده‌ها نقد و بررسی می‌شوند.
چند نرم افزار برگزاری وب کنفرانس
- Skype
- Zoom
- Go to meeting
- Adobe connect
- Google hangouts
- Uberconference
- Ringecentral meetings
در یک مقاله جداگانه دربارۀ ویژگی برخی از این نرم‌افزارهای کنفرانس مجازی صحبت خواهیم کرد.
با چند سرور و پلتفرم ایرانی هم آشنا شوید که خدمات برگزاری ویدیو کنفرانس، وب کنفرانس، وبینار و جلسات سازمانی را ارائه می‌دهند.
ویدیو کنفرانس
ویدیو کنفرانس که گاهی جای ویدیو چت و ویدیو کال هم به کار می‌رود، نرم‌افزاری است که بر بستر اینترنت می‌تواند ارتباط صوتی و ویدیویی برقرار کند. هزینۀ ارتباط با ویدیو کنفرانس معمولاً بیشتر از وب کنفرانس است اما کیفیت آن بالاتر است.
خیلی از تجارت‌ها و کسب و کارها هم از ویدیو کنفرانس استفاده می‌کنند هم از وب کنفرانس. بیشتر کلاس‌های آموزشی و وبینارها با وب کنفرانس انجام می‌شود. وب کنفرانس از برقراری تماس ویدیویی با اپلیکیشن نصب شده روی موبایل هم پشتیبانی می‌کند.
در این روزها همانطور که اپلیکیشن‌ها و نرم افزارهای کاربردی مثل واتس اپ و اسنپ به مردم کمک می‌کنند تا کمتر از خانه بیرون بروند، بعضی نرم افزارهای ویدیو کال و وب کنفرانس هم به کمک صاحبان مشاغل آمده‌اند تا آنها بتوانند به صورت مجازی (اینترنتی) کارشان را پیش ببرند.
چگونه جلسات کاری آنلاین را بهتر برگزار کنیم؟
صدایتان واضح و رسا باشد
زمان برگزاری ارائه‌های آنلاین، وقتی نمی‌توانید به حضور فیزیکی خود متکی باشید، بهتر است روی صدای خود متمرکز شوید. موقع صحبت کردن و توضیح دادن نکات مهم، صدایتان باید اوج و فرود داشته باشد. لحن مناسب شما مخاطبان را جذب می‌کند تا سرگرم کار دیگری نشوند!
به مخاطبانتان دلیلی برای گوش کردن و علاقه‌مند شدن به پروژه‌تان بدهید. برای حفظ ارتباط مجازی، باید شفاف و صریح ارائه کنید؛ هدف و درخواستتان مشخص باشد.
تلاش برای تعامل بهتر
برای اجرای بهتر ارائه و تسلط روی محتوا بهتر است تمرین کنید. زمانی که ارتباط آنلاین برقرار می‌کنید و سرگرم صحبت می‌شوید، می‌توانید از یک همکارتان بخواهید که مسئولیت پاسخ به سوالات پرسیده شده (در قسمت chat نوشته می‌شود) را بر عهده بگیرد تا فرصت تعامل و گفت‌وگو از دست نرود.
به دوربین نگاه کنید!
موقعی که پشت سیستم شخصی مثل لپ‌تاپ، کامپیوتر یا حتی گوشی همراه نشسته‌اید، یک نکته را از یاد نبرید! وقتی دارید پرزنت می‌کنید، مستقیم به دوربین دستگاه نگاه کنید. سعی کنید کمتر به بهانۀ نگاه کردن به برگه‌های یادداشت، نگاهتان را از دوربین بگیرید. تا جایی که می‌توانید به جای نگاه کردن به اطراف یا خودتان! به دوربین نگاه کنید. اینطوری حاضران در جلسۀ پرزنتیشن آنلاین، بیشتر به شما گوش می‌کنند.
ارائه خود را ضبط کنید
وقتی زمان ارائه و جلسه کاری به پایان رسید، بعضی از افراد با کمک ایمیل، اسلایدها را همراه چکیده ای از متن ارائه برای دیگران می فرستند. مسئله اینجاست که اسلایدها همه محتوای شما را پوشش نمی دهند و یا ممکن است اصلا ایمیل شما در انبوه ایمیل‌های دیگران گم شود و آن را نبینند.
بسیاری از نرم افزارهای ارائه آنلاین و ویدیو کنفرانس‌ها، قابلیت ضبط جلسه را دارند. اگر جلسه ارائه خود را به صورت زنده Live ضبط کنید، مخاطبان شما می‌توانند عیناً کل جلسه یا حتی بخشهای مورد نظر خود را دوباره ببینند.
کسانی که نتوانسته‌اند در زمان برگزاری جلسه پرزنتیشن، آنلاین شوند یا مجبور شده‌اند جلسۀ آنلاین را ترک کنند، با دیدن این ویدیوی پرزنتیشن ضبط شده به حرفها و مطالبی که ارائه کردید، دسترسی خواهند داشت.
این امتیاز بزرگ به شما در جذب مخاطب بیشتر کمک می‌کند. فرض کنید کلی وقت گذاشته‌اید و یک طراحی پرزنتیشن حرفه‌ای برای معرفی خودتان و ارائۀ خدماتتان آماده کرده‌اید. ایدۀ کاربردی ضبط ویدیو به شما کمک می‌کند که فرصت جذب آن دسته از سرمایه‌گذارها و سهام‌دارهایی که ارائه شما را نتوانسته‌اند ببینند، از دست ندهید.
برای ضبط ویدیو کافی است که دکمه record رادر نرم افزاری که با آن ارائه می‌کنید، بزنید تا صحبتها و اسلایدهای شما ضبط شود. اگر با پرزی یا پاورپوینت ارائه می‌کنید، بهتر است بدانید که این دو نرم‌افزار هم قابلیت آنلاین شدن را دارند. نرم‌افزارهایی مثل اسکایپ هم در صورت خرید نسخه پولی، این قابلیت را در اختیار شما می‌گذارند. سرورها و پلتفرم‌های ایرانی هم در ازای دریافت مبلغی، به شما اجازۀ ضبط ویدیوی ارائه و به اشتراک گذاشتن آن را می‌دهند.
تجربۀ یک طراحی متفاوت
برای طراحی پاورپوینت خوب و جذاب، از ویژگی‌های زوم zoom، مورف morph (برای انیمیشن و حرکت‌دهی) یا زیرنویس برای ترجمه، استفادۀ بهینه کنید. پرزنتیشن خود را جذاب طراحی کنید و روی نکات کلیدی تأکید کنید.
اگرچه گاهی مجبوریم ارتباط‌های خود را محدود کنیم ولی این بدین معنا نیست که مسیر رشد کسب و کارمان به بن‌بست بخورد! ما می‌توانیم با ارائه آنلاین در بستر پاورپوینت و پرزی به طور مستقیم و حقیقی با دیگران تعامل کاری داشته باشیم و بحران را به فرصت تبدیل کنیم.
پیشنهاد می‌کنیم با تیم پرزنتا مشاوره کنید. تیم طراحی حرفه‌ای ما با دانش و تجربه‌ای که در اختیار دارد، آماده است تا برای شما ارائه‌ای حرفه‌ای و متفاوت طراحی کند.
