دربارۀ ارائه کردن Preseting و سخنرانی جلوی جمع Public speaking چقدر می‌دانید؟ ترجیح می‌دهید به طراحی ارائه فقط مشغول باشید یا ارائه را پرزنت هم بکنید؟ تجربۀ سخنرانی با پرزنتیشن را دارید یا بدون ابزار کمکی در جمع صحبت می‌کنید؟
اهمیت ارائه کردن و سخنرانی
شما به یادگیری مهارت ارائه کردن یا سخنرانی احتیاج دارید اگر :
- کارتان تهیۀ گزارش عملکرد است.
- می‌خواهید محصولی را پرزنت کنید و کارتان پروموت و معرفی، فروش و بازاریابی است.
- قرار است چیز جدیدی یاد بدهید و هدفتان سخنرانی انگیزشی یا آموزشی است.
- می‌خواهید جمعیت را سرگرم کنید و …
سخنرانی و ارائه کردن خیلی به هم شبیهند اما یکی نیستند! وقتی دارید ارائه می‌کنید، دربارۀ یک موضوع مشخص صحبت می‌کنید که با یک سری تصویر یا اسلاید پاورپوینت همراه شده‌است. این اسلایدها و تصاویر به فهم و توضیح بیشتر موضوع کمک می‌کنند. یا خودتان آنها را طراحی کرده‌اید یا از متخصص طراحی ارائه کمک گرفته‌اید.
سخنران‌ها و برگزارکنندگان ارائه باید برای حرف‌هایشان پیرامون مطلب مورد نظرشان برنامه و ساختار داشته باشند. اینطوری مطمئن می‌شوند پیامشان را درست و کامل منتقل می‌کنند. هرچه در سخنرانی حرفه‌ای‌تر و باتجربه‌تر باشید، می‌توانید سخنرانی‌های ناگهانی و از قبل برنامه‌ریزی نشده را هم مدیریت کنید.
اگر می‌خواهید حرفه‌ای عمل کنید، هم یادگیری مهارت ارائه کردن و هم آموزش مهارت سخنرانی و فن بیان برای موفقیت کسب‌وکارتان می‌تواند مفید باشد.
خیلی از سخنران‌های آموزشی و انگیزشی در حال حاضر به اهمیت وسایل کمک بصری پی برده‌اند؛ آنها می‌دانند برای تأثیر بیشتر صحبت‌هایشان، بهتر است علاوه بر یادگیری فن بیان و مهارت داستان گویی، از فیلم و تصویر و … کمک بگیرند.
۷ عنصر مشترک سخنرانی و پرزنت کردن
سخنران (ارائه کننده)
موفقیت در سخنرانی به اعتبار، آمادگی و دانش سخنران دربارۀ موضوع موردنظر بستگی دارد.
پیام (محتوا)
به موضوع مورد صحبت و ارائۀ هر اطلاعاتی دربارۀ آن، پیام گفته می‌شود که باید به مخاطب منتقل شود. پیام هم موقع طراحی ارائه و هم موقع انتقال به مخاطب، باید شفاف و واضح باشد.
مجرای ارتباط (وسیلۀ ارتباطی)
منظور از مجرای ارتباط وسیله٫ای است که از طریق آن با دیگران ارتباط برقرار می‌کنید؛ مثل تلفن، ویدیو کنفرانس، فلش، ایمیل، سی‌دی و … . الان با کمک اینترنت، ابزار ارتباطی بیشتر و بهتر شده‌اند. طراحی ارائه (پرزنتیشن) هم می‌تواند در این دسته قرار بگیرد.
شنونده (مخاطب)
هر گوینده نیاز به مخاطب دارند و برای موفقیت باید بتوانید با آنها تعامل درست برقرار کنید.
تا مخاطبی وجود نداشته باشد، صحبت کردن و انتقال پیام بی‌معنی است. تعداد مخاطبان می‌تواند یک نفر باشد یا صدها نفر. ارتباط می‌تواند حضوری یا مجازی باشد.
توصیه می کنیم قبل از اینکه سخنرانی در جایی را قبول کنید یا بخواهید ارائه طراحی و پرزنت کنید، بدانید که برای چه کسانی قرار است حرف بزنید. اینطوری، محتوای صحبتتان را می‌توانید با نیاز مخاطب، سطح سواد و انتظار او هماهنگ کنید.
بازخورد
بازخورد (فیدبک) به واکنش مخاطب به ارائۀ پرزنتیشن یا صحبت‌های شما گفته می‌شود. در جلسات برگزاری ارائه، معمولاً تبادل ایده و تعامل بیشتر از جلسات سخنرانی است که فقط سخنران ممکن است صحبت کند و بقیه شنونده باشند.
از طریق دعوت به اقدام Call to action می‌توانید روی گرفتن فیدبک بهتر و بیشتر کار کنید.
موقعیت
انتخاب زمان و مکان مناسب برگزاری جلسۀ ارائه یا سخنرانی در موفقیت شما تأثیرگذار است.
یک سخنران معمولاً در یک فضای بزرگتر و برای جمعیت بیشتر صحبت می‌کند. اگر میز و استندی باشد، می‌تواند پشت آن بایستد یا بنشیند. در سخنرانی‌های انگیزشی و برنامه‌های سرگرم‌کننده معمولاً برای تاثیر بیشتر و البته بسته به فضای کافی راه می‌رود.
کسی که پرزنتیشن ارائه می‌کند، معمولاً پشت میز و در کنار سیستم نمایش (مثل لپتاپ) می‌نشیند بخصوص اگر تماس تصویری و جلسۀ کاری آنلاین باشد. علاوه بر این می‌تواند بسته به فضای و موضوع ارائه، کنار مونیتور یا پردۀ بزرگ نمایش بایستد و در صورت لزوم کمی راه برود.
موانع و عوامل مزاحم
هر چیزی که در طول جلسه اختلال ایجاد کند، در کیفیت برگزاری جلسه و بازخورد آن اثر منفی می گذارد. این اختلال‌ها و عوامل مزاحم می‌تواند داخلی یا بیرونی باشد: سر و صدای بیرون سالن، خرابی صندلی یا سن اجرا، قطع و وصل اینترنت، اشکال در سیستم نمایش، هوای نامناسب، صدای زنگ گوشی همراه و … .
علاوه بر ۷ المان سخنرانی که گفته شد و باید به خوبی آماده شوند، سخنران‌ها و ارائه‌کننده‌ها با مشکلات و چالش‌های دیگری هم مواجه می‌شوند: چالش ترس از سخنرانی جلوی جمع! تغییر و تنظیم مناسب تُن و لحن صدا، فهمیدن نیاز مخاطب، تحقیق و بررسی درستی حقایقی که قرار است بگویند و … .
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: چگونه برای یک سخنرانی موفق آماده شوید؟
اهمیت مهارت طراحی ارائه و پرزنت کردن
سخنران ها بیشتر با صدا، لحن و حرکاتشان قضاوت می‌شوند و ارائه‌کننده‌های پرزنتیشن معمولاً با محتوایی که نمایش می‌دهند. بنابراین طراحی یک ارائه موثر و خوب به اندازه یک سخنرانی باکیفیت، مهم است.
برای طراحی ارائۀ حرفه‌ای، جذاب و کاربردی توصیه می‌کنیم که:
- اصول جمع‌آوری اطلاعات، سازماندهی و توسعۀ محتوا، فراهم کردن مکانیزم مناسب برای فهرست کردن و سنجش شاخص‌های موفقیت و پیشرفت را یاد بگیرید.
- مهارت طراحی اسلاید و اصول طراحی محتوا را یاد بگیرید یا طراح حرفه‌ای ارائه استخدام کنید.
- برای پرزنت بهتر، عناصر تصویری ارائه و صحبت‌هایتان را با هم هماهنگ کنید؛ صحبتها و محتوای بصری باید مکمل هم باشند.
- علاو بر این، بهتر است با مهارت سخنرانی و فن بیان هم آشنا شوید تا بتوانید جزئیاتی مهمی مثل برقراری ارتباط مناسب چشمی، زبان بدن، کنترل صدا و لحن، و راه‌های تعامل با مخاطب را رعایت کنید.
پیشنهاد می‌کنیم ببینید: چطور برای طراحی ارائه آماده شویم؟
یکی از راه‌های جذب مخاطب در جلسۀ سخنرانی یا برگزاری ارائه، این است که به چند عبارت کلیدی و جذاب فکر کنید و برای بالا بردن سطح توجه مخاطب، در طول برنامه آنها را تکرار کنید. به کار بردن عبارت‌های کلیدی در جای مناسب و به اندازۀ لازم، مهارتی است که هم برای ارائه‌کننده‌ها و هم سخنران‌های بدون پرزنتیشن لازم است.
اگر برای طراحی پرزنتیشن فرصت یا دانش کافی ندارید، پیشنهاد می‌کنیم با تیم طراحی پرزنتا مشاوره کنید و کار طراحی محتوا را به ما بسپارید.
